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Adressen aus Outlook 97 übernehmen

Ihre Adressen verwalten Sie mit Outlook 97. Für Ihren Briefverkehr wollen Sie einzelne Datensätze aus dem Outlook-Adreßbuch in Word-Dokumente einfügen - möglichst ohne Umwege. Die PC-WELT zeigt wie's geht.

Anforderung

Fortgeschrittener

Zeitaufwand

Mittel

Problem:

Ihre Adressen verwalten Sie mit Outlook 97. Für Ihren Briefverkehr wollen Sie einzelne Datensätze aus dem Outlook-Adreßbuch in Word-Dokumente einfügen - möglichst ohne Umwege.

Lösung:

Von Word aus können Sie direkt auf das Outlook-Adreßbuch zugreifen, Datensätze auswählen und in das Word-Dokument holen. Für den schnellen Zugriff müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Adresse einfügen" in einer Symbolleiste unterbringen:
1. Klicken Sie dazu auf "Extras, Anpassen" und dann auf die Registerkarte "Befehle". Unter "Kategorien:" wählen Sie "Alle Befehle" und unter "Befehle" den Eintrag "EinfügenAdresse".
2. Ziehen Sie diesen mit der linken Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste, und lassen Sie ihn an der gewünschten Position fallen. Klicken Sie auf "Schließen".

Um das Layout der Datensätze im Word-Dokument zu bestimmen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Erstellen Sie ein neues Dokument, und geben Sie die Feldnamen wie folgt ein. <PR_GIVEN_NAME> <PR_SURNAME> <PR_COMPANY_NAME> <PR_STREET_ADDRESS> <PR_POSTAL_CODE> <PR_LOCALITY>
2. Markieren Sie den gesamten Text, und klicken Sie dann auf "Einfügen, Autotext, Neu". Geben Sie jetzt als Namen für den Autotext-Eintrag "AdreßLayout" ein.
3. Um einen Datensatz einzufügen, müssen Sie jetzt auf die vorhin erstellte Schaltfläche klicken. Wählen Sie unter "Namen anzeigen aus:" den Eintrag "Kontakte" und dann die gewünschte Adresse aus der angezeigten Liste.
4. Mit einem Klick auf "OK" fügen Sie den Datensatz in Ihr Word-Dokument ein. Ein Klick auf "Eigenschaften" öffnet das Adreßbuch zum Bearbeiten.

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