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8 Power-Tricks für Excel-Profis

22.10.2016 | 09:33 Uhr |

Excel gehört für viele zur Arbeits-Grundausstattung im Büro. Wir verraten Ihnen, wie Sie in Zukunft mit noch mehr Excel-Expertise glänzen können.

Es gibt zwei Arten von Excel-Nutzern: Diejenigen, die nette kleine Tabellen bauen; und diejenigen, die ihre Mitarbeiter und Kollegen mit ausgeklügelten Diagrammen, Datenanalysen und scheinbar magischen Formeln und Makro-Tricks beeindrucken. Wenn Sie zur letzteren Gruppe gehören möchten, werfen Sie einen Blick in unsere acht Profi-Tricks – dann klappt’s auch mit der Excel-Magie.

Sverweis

Der Sverweis ist das Power-Tool schlechthin, das wirklich jeder Excel-Nutzer kennen sollte. Es unterstützt Sie dabei, Daten zu sammeln, die über mehrere Datenblätter und Arbeitsmappen verstreut sind, um daraus Reports und Zusammenfassungen zu kreieren.

Mal angenommen, Sie arbeiten mit Produkten im Einzelhandel. Jedes Produkt hat dabei üblicherweise eine Inventarnummer. Diese kann Ihnen als Referenzpunkt für den Sverweis dienen. Die Sverweis-Formel vergleicht die eine ID mit den IDs eines anderen Datenblatts und Sie können Informationen wie Produktbeschreibung, Preis, Lagerbestand und mehr in eine einzelne Arbeitsmappe übertragen.

Tragen Sie die Sverweis-Formel im Formelmenü ein und wählen Sie „Formel eintragen“. Dann wählen Sie die Zelle, die die gewünschte Referenznummer enthält. Nun legen Sie fest, aus welchen Zellen Sie Daten ziehen wollen und in welcher Spaltennummer sich die Daten befinden. Anschließend tragen Sie in die letzte Zeile noch entweder „WAHR“ ein (wenn Sie den nächstbesten Referenztreffer finden wollen), oder „FALSCH“, wenn Sie nach einer exakten Übereinstimmung suchen.

12 praktische Excel-Addons

Diagramme erstellen

Um ein Diagramm zu erstellen, fügen Sie in Excel Daten mit Spaltenüberschrift hinzu. Wählen Sie dann in der Menüleiste „Einfügen“ und im Dropdown-Menü eines beliebigen Diagrammtyps „Alle Diagrammtypen“. Wählen Sie dann die Vorlage, die Ihnen für Ihre Daten am besten geeignet erscheint und fügen Sie sie in Ihr Datenblatt ein. In der oberen Menüleiste werden sich daraufhin drei neue Reiter öffnen: die Diagrammtools. Haben Sie keine Angst, hier auch ein bisschen herumzuspielen – es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten.

WENN-Formeln

WENN und WENNFEHLER sind die beiden nützlichsten Excel-Formeln. Die WENN-Formel lässt Sie bedingungsabhängige Formeln benutzen, die unterschiedliche Ergebnisse ausspielen oder Berechnungen durchführen – je nachdem, ob ein Wert „WAHR“ oder „FALSCH“ ist. Zum Beispiel können Sie aus einer Liste mit Prüfungsergebnissen diejenigen Spalten mit einem „Bestanden“ versehen, in denen die Punktzahl 80 oder höher ist. Befindet sich jedoch nur eine 79 oder weniger in der betreffenden Zelle, erscheint stattdessen ein „Durchgefallen“.

WENNFEHLER ist eine Variante der WENN-Formel. Mit ihr lässt sich bestimmen, was geschehen soll, wenn eine bestimmte Formel einen Fehler ausspuckt. Wenn Sie beispielsweise einen Sverweis für ein separates Tabellenblatt durchführen, kann WENNFEHLER ein leeres Feld ausspielen, wenn die Referenz nicht gefunden wurde.

PivotTables

PivotTables sind im Wesentlichen Zusammenfassungs-Tabellen, mit denen Sie Werte zählen, Durchschnittswerte ermitteln, summieren und andere Berechnungen durchführen können.

Um einen PivotTable zu erstellen, stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt betitelt sind. Wählen Sie dann in der Menüleiste „Einfügen“ und klicken Sie ganz links auf „PivotTable“. Im neuen Fenster wählen Sie dann die Reichweite der Daten. Es öffnet sich daraufhin eine neue Sidebar auf der rechten Seite. Im oberen Teil dieser Sidebar werden alle Ihre verfügbaren Felder angezeigt; die untere Hälfte enthält die Tools zum Bearbeiten und Erstellen der Tabelle.

Um nun beispielsweise die Gesamtzahl von bestandenen und nicht bestandenen Prüfungen zu ermitteln, schieben Sie Ihre Bestanden/Durchgefallen-Spalte zunächst in den Bereich „Zeilenbeschriftungen“, dann auch in die „Werte“-Sektion Ihres PivotTables. Normalerweise wählt die Tabelle automatisch die richtige Zusammenfassen-Funktion (in dem Fall „Anzahl“). Doch über die „Wertfeldeinstellungen“ lassen sich auch viel andere Funktionen auswählen.

PivotChart

Zur Hälfte ein PivotTable, zur anderen Hälfte ein klassisches Excel-Diagramm ist ein PivotChart. Er fügt auch komplexe Daten anschaulich und „leicht verdaulich“ zusammen. Ein PivotChart hat dabei die meisten Funktionen eines traditionellen Diagramms – darunter auch Datenreihen, Kategorien, usw., fügt aber zusätzlich interaktive Filter hinzu. Sie wählen ein PivotChart aus, indem Sie unter „Einfügen“ im Dropdown-Menü links unter „PivotTable“ die entsprechende Option anklicken.

Bedingte Formatierung

Mit Excels bedingter Formatierung lassen sich auch in großen Datenmengen relativ einfach die wichtigsten Punkte hervorheben. Sie finden die Funktion in der Menüleiste unter „Start“, in der Rubrik „Formatvorlagen. Sie haben mehrere Auswahlmöglichkeiten für eine bedingte Formatierung – die, die Sie am häufigsten benutzen werden, dürften in der Kategorie „Regeln zum Hervorheben von Zellen“ zu finden sein.

Beispielsweise wollen Sie in den bereits erwähnten Prüfungsergebnissen diejenigen Punkte farblich hervorheben, die besonders schlecht abgeschnitten haben. Sagen wir, weniger als 20 erreichte Punkte. Dazu brauchen Sie die „Kleiner als...“-Funktion, in der Sie den „kleiner als“-Wert selbst eintragen können. Anschließend wählen Sie noch, wie die Zellen mit dem entsprechenden Wert gekennzeichnet werden sollen. Nach diesem Schema lassen sich zahlreiche Regeln anwenden – und auch selbst neue Regeln für Formatierungen erstellen.

Schneller arbeiten mit Exel

Aus Spalten Zeilen machen (und umgekehrt)

Manchmal arbeitet man mit Daten in Spalten – dabei bräuchte man sie eigentlich unbedingt in Zeilen (oder andersherum). Das Problem lässt sich zum Glück relativ einfach lösen: Kopieren Sie einfach die Zeile oder Spalte, die Sie transformieren möchten, rechtsklicken Sie auf die Zielzelle und wählen Sie unter „Einfügeoptionen“ die Option „Transponieren“.

Wichtige Tastenkürzel

Tastaturkürzel sind der beste Weg, sich sicher und schnell durch Zellen zu bewegen und Formeln einzufügen. Hier ein paar der wichtigsten:

  • Strg-Pfeiltaste runter/rauf = Springt zur obersten, bzw. untersten (gefüllten) Zelle der ausgewählten Spalte

  • Strg-Pfeiltaste links/rechts = Springt zur (gefüllten) Zelle ganz links, bzw. rechts der ausgewählten Spalte

  • Strg-Shift-Pfeiltaste runter/rauf = Markiert alle Zellen unter-, bzw. oberhalb der ausgewählten Zelle

  • Shift-F11 = Erstellt ein neues Datenblatt innerhalb der Arbeitsmappe

  • F2 = Öffnet die ausgewählte Zelle in der Bearbeitungsleiste

  • Strg-. = Fügt das aktuelle Datum in die ausgewählte Zelle ein

  • Strg-Shift-. = Fügt die aktuelle Uhrzeit in die ausgewählte Zelle ein

Sie kennen weitere, wichtige Excel-Funktionen, die wir hier vergessen haben? Teilen Sie sie uns doch in einem Kommentar unter diesem Artikel mit!

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