15.02.2014, 07:57

Helen Bradley

Ratgeber Office

8 Tipps für die perfekte Excel-Tabelle

8 Tipps für die perfekte Excel-Tabelle
©istockphoto Denys Dolnikov

Tabellenkalkulation perfekt: Sortieren, verwalten, gestalten mit Excel. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in nur acht Schritten und mit den passenden Tools Ihr Excel-Know-How perfektionieren.
Viele der Daten, die Sie mit Hilfe von Excel 2010 analysieren wollen, kommen in Listenform daher. Die gilt es dann oft zu sortieren, zu filtern, zu addieren und eventuell auch grafisch darzustellen. Zum Glück bietet Excel eine Vielzahl nützlicher Tools, die Ihnen die Arbeit mit Datenlisten erleichtern.
Wenn Sie beispielsweise einzelne Datenspalten automatisch so addieren wollen, dass das Endergebnis nur aus den Daten sichtbarer Zellen besteht, hält Excel dafür das passende Helferlein parat. Und auch, wenn Sie Excel-Daten in nur wenigen Schritten formatieren wollen, stehen Ihnen entsprechende Tools zur Seite. Wir präsentieren Ihnen acht der einfachsten Möglichkeiten, selbst große Datenlisten mit Excel schnell und einfach zu verwalten.
Schritt 1: Eine Excel-Tabelle erstellen
Um erfolgreich mit Excel arbeiten zu können, sollten Sie zunächst lernen, wie man eine Tabelle aus Listendaten erstellt. Was Sie brauchen, ist eine Liste mit mehreren Spalten und Spalten-Überschriften. Markieren Sie die Daten aus Ihrer Liste, inklusive deren Überzeilen, und klicken Sie dann auf „Einfügen“ -> „Tabelle“. Bestätigen Sie nochmals, dass der Bereich, den Sie markiert haben, korrekt ausgewählt wurde und setzen Sie ein Häkchen bei „Tabelle hat Überschriften“. Klicken Sie dann auf „OK“. Excel erstellt nun eine formatierte Tabelle für Sie. Wenn Sie lieber selbst ein bestimmtes Tabellenformat auswählen möchten, markieren Sie wie oben beschrieben Ihre Daten und klicken Sie danach auf „Start“ statt auf „Einfügen“. Mittig unter Formatvorlagen klicken Sie dann auf „Als Tabelle formatieren“ und wählen aus dem Dropdown-Menü eine passende Vorlage aus.
Schritt 2: Filterpfeile entfernen
Wenn Sie nur einige Funktionen von Excel-Tabellen nutzen wollen, Ihre Daten aber nicht filtern oder sortieren müssen, können Sie die störenden Filterpfeile entfernen. Markieren Sie dazu die Bereiche mit Filterpfeilen – meistens die Tabellen-Überschriften – und klicken Sie im Start-Bereich rechts auf „Sortieren und Filtern“, dann im Dropdown-Menü auf „Filtern“. Genauso lassen sich übrigens Filterpfeile an anderer Stelle bei Bedarf hinzufügen. Die Tastenkombination Umschalt-Strg-L hat den gleichen Effekt.
Schritt 3: Format beibehalten, Tabelle loswerden
Daten als Tabelle zu formatieren ist der schnellste Weg, in Excel sauber angelegte Datenzellen zu erhalten. Das einzige Problem dabei: Mit der Formatierung bekommen Sie auch alle dazugehörigen Tabellenfunktionen aufgezwungen, die Sie womöglich gar nicht. Mit ein bisschen Know-How können Sie aber durchaus auf die Funktionen verzichten, das Format jedoch gleichzeitig beibehalten. Erstellen Sie dazu zunächst wie oben beschrieben eine Excel-Tabelle mit Ihrer favorisierten Formatvorlage. Markieren Sie dann die Tabelle und wechseln Sie zum Reiter „Entwurf“. Klicken Sie dort unter „Tools“ auf „In Bereich konvertieren“. Sie werden dann nochmals gefragt, ob die Tabelle wirklich in einen normalen Bereich konvertiert werden soll. Bestätigen Sie die Frage mit „Ja“ und schon können Sie Ihr Tabellen-Design in jedem beliebigen Excel-Worksheet benutzen.

Schritt 4: Hässliche Spalten-Überschriften aufhübschen

Die Filterpfeile in Tabellen-Überschriften gewinnen kaum einen Preis für ansehnliches Tabellen-Design – insbesondere, wenn die Überschriften rechtsbündig liegen oder besonders lang sind und sich direkt an die Pfeile quetschen. Unglücklicherweise lässt sich die Position der Pfeile in Excel nicht verändern, sie markieren stets das äußere rechte Ende der Zelle. Stattdessen lassen sich aber die Überschriften selbst ein Stück weit von den Pfeilen abrücken. Wählen Sie dazu die gewünschten Überschriften aus und klicken Sie auf „Start“, dann unter „Ausrichtung“ auf „Einzug vergrößern“. Springen Ihre Überschriften dann fälschlicherweise an die linke Seite der Zelle, klicken Sie unter „Start“ auf „Text rechtsbündig ausrichten“, um sie wieder zurechtzurücken. Benötigen Ihre Überschriften noch mehr Abstand zu den Pfeilen, wiederholen Sie diesen Schritt einfach bis zum gewünschten Ergebnis.
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