1755730

7 Outsourcing-Albträume – und wie man sie vermeidet

16.08.2016 | 09:44 Uhr |

Outsourcing ist praktisch, wenn eigenes IT-Know-how oder die entsprechende IT-Infrastruktur fehlt. Es gibt aber Risiken. Wir schildern Probleme und zeigen Lösungsansätze.

Wenn Ihrem Unternehmen spezifisches IT-Know-how fehlt, kann es die ideal für Sie Ihre IT-Funktionen auszulagern. Viele Dienstleister greifen auf fremde IT-Infrastrukturen, auf die Entwicklung von Anwendungen von Dritten und auf fremde Help Desks zurück, um ihre IT-Anforderungen zu erfüllen. Aber wie auch bei anderen Geschäftsbereichen gibt es beim Outsourcing Risiken.

Outsourcer-Fluktuation, Kommunikations-Pannen, kurzsichtige Verträge: Sie können alle zu Ausfallzeiten führen. Unsere Kollegen der Schwesterpublikation Infoworld.com haben sieben Beispiele aus der Praxis zusammengestellt, die zeigen was schief gehen kann und wie Probleme vermieden werden können.

Outsourcing-Albtraum Nr. 1: Outsourcing-Mitarbeiter-Fluktuation

Vor einigen Jahren hatte Coalition Technologies ein Projekt für einen wichtigen Kunden. Dieses schickten Sie einem Outsourcing-Partner, um es abzuschließen. Die Web-Design- und Marketing-Abteilung hatte mit dem Outsourcing-Partner bereits gearbeitet und gute Erfahrungen gemacht. Der Partner war für ein hohes Maß an Qualität und Kommunikation bekannt, sagt Joel Gross, Gründer und CEO von Coalition.

„Alles schien gut zu laufen, bis das Projekt sich der Deadline näherte“, sagt Gross. Dann berichtete, der Partner, dass mehr als die Hälfte der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hatten. „Sie hatten nicht mehr die Manpower das Projekt abzuschließen“, so Gross. „Wir mussten intern einen Weg finden, um das Problem kurzfristig zu lösen.“

Während Coalition die Arbeit ohne große Verzögerungen liefern konnten, erfuhr das Unternehmen eine wertvolle Lektion über die Risiken des Outsourcings. Jetzt versucht die Firma alle kritischen IT-Arbeiten im Haus mit einem dedizierten, handverlesenen Team zu erledigen.

Coalition macht Verträge mit externen Anbietern. Gross sagt: „Auftraggeber-Albträume vermeiden, ist möglich, man muss nur Spielregeln festlegen. Um die Qualität und das Niveau der Arbeit zu gewährleisten, haben wir einen strikten und expliziten Vertrag. Dieser muss unterschrieben werden.“

Zentrale Bestandteile dieser Verträge sind Zahlungspläne und Konsequenzen für die verspätete oder Fehler-anfällige Arbeit. Vertragspartner erhalten 25 Prozent der Kosten im Voraus finanziert, weitere 25 Prozent gibt es nach der Beta-Fertigstellung und die restlichen 50 Prozent, wenn das Projekt abgeschlossen und durch einen Coalition-Projektmanager als fehlerfrei zertifiziert wurde.“ Des Weiteren verlangt Coalition von seinen Vertragspartnern zwei oder drei Referenzen.

Outsourcing-Albtraum Nr. 2: Verringerte Verdienstmöglichkeit durch Deadline-Überschreitung

Applet Studios setzt nach seinen schlechten Erfahrungen auf US-Programmierer bei ausgelagerten Anwendungsentwicklungs-Projekten.

Das Unternehmen entwickelt und vertreibt Webapps sowie mobile Anwendungen und wollte eine App außerhalb des Landes entwickeln lassen. Chad Grills, Mitbegründer des Unternehmens, tauschte mehrere E-Mails mit dem Auftragnehmer aus. Dieser versicherte, dass die Entwicklung gut voranging und die App innerhalb einer Woche fertig sei. Am Ende der Woche erhielt Grills kein Produkt und keine E-Mail der Firma. Erst fünf Tage später meldete sich der Auftragnehmer und sagte, dass der Entwickler krank gewesen sei. Zehn Tage später erhielt Applet Studios die App und begannen mit den Tests. Zum Entsetzen von Grills erfüllte das Produkt keine Anforderung. Drei weitere Wochen vergingen mit Problemen.

„Unsere Werbemöglichkeiten kamen und gingen“, sagt Grills. „Die Vermarktungsmöglichkeit wurde beendet, andere Projekte konnten wir nicht nach hinten verschieben und mussten die App verschrotten.“ Applet Studios ist jetzt viel sorgfältiger bei der Wahl des Outsourcing-Partners und nutzt nach Möglichkeit heimische Vertragspartner.

„Der Vertrag, den wir mit unseren Vertragspartner unterzeichnen, schützt uns davor die gesamten Entwicklungskosten allein zu tragen“,  sagt Grills. „Doch es hilft nichts gegenüber der Tatsache, dass wir eine große Marketing-Gelegenheit verpasst haben. Mit dem Wachstum des App-Marktes kann eine verlorene Marketing-Gelegenheit die Erfolgschancen einer App zerstören.“

Outsourcing Albtraum Nr 3: Zusammenbruch der Kommunikation

Das Unternehmen California Contractor Bonds sourcte seine IT nach Übersee, vor allem nach Indien, vor ein paar Jahren aus. „Am Anfang hatten wir mehrere große Probleme bei der Gestaltung und Pflege unserer Website, die in erster Linie auf Kommunikationsprobleme zurückzuführen waren“, sagt Jeremy Schaedler, Präsident des Unternehmens - ein Online-Anbieter von Lizenz-Anleihen für Auftragnehmer in Kalifornien. „Es gab konstant Diskrepanzen zwischen dem, was wir wollten und das was wir bekamen.“ Schaedler lernte, dass für Design-Aufgaben die Kommunikation mittels Anweisungen mit Diagrammen erfolgen muss. „Vieles geht bei einer verbalen Kommunikation verloren“, sagt er. „IT-Outsourcing nach Übersee ist ein guter Weg, um qualitativ hochwertige Programme zu einem Bruchteil der inländischen Kosten zu erhalten, vorausgesetzt die Kommunikation ist klar und verständlich.“ Bonds hat weniger Kommunikationsprobleme mit seinem Auftragnehmer, seit die Anweisungen schriftlich erfolgen.

Outsourcing-Albtraum Nr. 4: Vorauszahlung und schlechte Qualität

Money Crashers Personal Finance ist ein weiteres Unternehmen, das mit Problemen bei der ausgelagerten Web-Entwicklung gekämpft hat.

Vor ein paar Jahren hat das Unternehmen, das Online-Bildungs-Dienstleistungen in Bereichen wie Kredit, Schulden, Immobilien und Versicherungen anbot, beschlossen ein Web-Entwicklungsprojekt auszulagern. Ziel war es die Kosten mittels eines IT-Dienstleister aus Übersee niedrig zu halten, sagt Andrew Schrage, Gründer und Miteigentümer.

Der Anbieter war hoch qualifiziert. „Aber nachdem wir für den Job im Voraus bezahlt hatten, erhielten wir Ergebnisse, die bei weitem nicht unseren Erwartungen entsprachen“, sagt Schrage. Der Outsourcing-Anbieter lieferte schlampige Arbeit ab und weigerte sich nachzubessern. Finance gab schließlich auf und das Geld war weg, da bereits im Voraus bezahlt wurde.

Money Crashers hat daraus gelernt, dass der bestimmende Faktor nicht die Kosten sind. Am Ende hat das Unternehmen mehr bezahlt als notwendig. Schrage wird weiterhin Outsourcing für Projekte in Betracht ziehen aber unter anderen Ansätzen. Erstens würde er nie wieder Jobs bezahlen, die nicht abgeschlossen sind. Als nächstes würde er Referenzen von seriösen Kunden verlangen und Drittens würde er sicherstellen, dass der Auftragnehmer ein klares Verständnis für sein Unternehmen hat. „Und schließlich würde ich einen konkreten, detaillierten Plan des Auftrags ausführlich im Vorfeld zusammen besprechen. Ferner würde ich erklären, dass die volle Zahlung erst dann erfolgt, wenn die Arbeit fehlerfrei abgenommen wurde“, sagt Schrage.

0 Kommentare zu diesem Artikel
1755730