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5 geniale Kniffe: So organisieren Sie Outlook

02.10.2016 | 08:16 Uhr |

Mit unseren fünf Profi-Tipps nutzen Sie Microsoft Outlook noch effektiver für Ihr Mail-Management.

Microsoft Outlook ist für viele Firmen unverzichtbar. Damit Sie Outlook optimal nutzen können, haben wir fünf praktische Tipps zusammengestellt.

1. Benutzen Sie Ordner für mehr Überblick im Postfach

Aus Bequemlichkeit füllt sich Ihr Posteingang häufig so lange, bis Sie einmal viel Zeit damit verlieren, um eine dringend benötigte Mail wieder zu finden. Um das zu vermeiden, verschieben Sie Maills besser immer in eigens erstellte Ordner.

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Benutzerdefinierte Ordner sind leicht zu erstellen, zu organisieren und zu suchen; und es gibt keine Einschränkungen bezüglich der Größe oder der Anzahl außer den Beschränkungen durch den Festplattenspeicherplatz oder den Einschränkungen, die Ihr System-Administrator eingerichtet hat. Zu viele Ordner können Outlook allerdings verlangsamen. Also sollten Sie keinen Ordner erstellen, in dem nur wenige Mails landen werden. Alle Mails aus unregelmäßigen Kommunikationen sollten Sie in einen Diverses-Ordner verschieben.

So fangen Sie mit benutzerdefinierten Ordner an:

1. Öffnen Sie den Ordner-Tab und klicken auf den Neuer Ordner -Button. (Alternativ können Sie auch links im Menü per Rechtsklick einen neuen Ordner erstellen)

2. Im Dialogfenster geben Sie einen Ordnernamen ein und drücken Enter. Falls Sie sich bezüglich des Namens umentscheiden, rechtsklicken Sie auf den Ordner und wählen Ordner umbenennen aus oder Ordner löschen . Sie können den Ordner im Rechtsklickmenü auch verschieben, ihn kopieren oder zur Favoriten-Gruppe hinzufügen.

3. Sehen Sie sich alle Optionen im Ribbon-Menü an. Sie können suchen, sortieren, archivieren, Regeln festlegen, alle E-Mails als gelesen markieren, aufräumen, und vieles mehr – alles, was Sie benötigen im Ihre Ordner zu organisieren.

Sie können sich alles in Ihrem Posteingang häufen lassen oder Sie können Ordner erstellen, um E-Mails von speziellen Projekten oder Leuten leichter auffindbar zu machen.
Vergrößern Sie können sich alles in Ihrem Posteingang häufen lassen oder Sie können Ordner erstellen, um E-Mails von speziellen Projekten oder Leuten leichter auffindbar zu machen.
© Julie Sartain

2. Erstellen Sie Kategorien und weisen diese zu

Kategorien helfen E-Mails in Ihrem aktiven Postfach zu organisieren, so dass Sie schnell den Status einer E-Mail herausfinden können; zum Beispiel: ausstehend, fällig, erledigt, usw. Sie können Ihre E-Mails auch nach diesen Kategorien sortieren, schnell die „erledigten“ E-Mails ausmachen und diese in die dafür bereitgestellten Ordner verschieben.

1. Um eine neue Kategorie zu erstellen, rechtsklicken Sie auf die transparente, quadratische Box in der Kategorie-Spalte und wählen im Dropdown-Menü Alle Kategorien aus. In der Dialogbox klicken Sie auf den Neu -Button. Geben Sie einen Namen für Ihre Kategorie im "Neue Kategorie hinzufügen"-Dialogfenster ein.

2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Farbfeld und wählen eine Farbe für die Kategorie aus. Als nächstes klicken Sie auf den Pfeil neben dem Shortcut-Feld und wählen eine Shortcut-Kombination (Strg+F2 bis Strg+F12) für die Kategorie aus. Diese Kombinationen sind bei Outlook nicht durch andere Funktionen belegt und somit verfügbar als Kategorie-Shortcuts.

3. Klicken Sie in diesem Dialog auf OK  und ebenso im Folgenden und die neue Kategorie wird Ihrer Liste hinzugefügt. Anmerkung: es gibt 25 Farben, aber nur 11 Tastaturkürzel, also wählen Sie die wichtigsten Kategorien für die Shortcuts aus.

4. Um eine E-Mail einer Kategorie zuzuweisen, wählen Sie die E-Mail aus, rechtsklicken irgendwo in die Kategorie -Spalte und wählen aus dem Dropdown-Menü eine Kategorie aus. Anmerkung: E-Mails können mehr als eine Kategorie haben. Um eine Kategorie zu entfernen, rechtsklicken Sie in der Kategorie-Spalte auf die ausgewählte E-Mail und klicken auf Alle Kategorien entfernen im Dropdown-Menü. Das entfernt nur alle Kategorien dieser E-Mail und betrifft nicht Ihre anderen E-Mails.

Kategorien für Ihre E-Mails erstellen ist ein weiterer Weg, diese später leichter auffindbar zu machen.
Vergrößern Kategorien für Ihre E-Mails erstellen ist ein weiterer Weg, diese später leichter auffindbar zu machen.
© Julie Sartain

3. QuickSteps

QuickSteps ist ein Feature, welches Ihnen erlaubt mehrere Aufgaben in einem einzigen Schritt (oder Klick), wie zum Beispiel E-Mails in einen bestimmten Ordner verschieben, kopieren, löschen, versenden, usw. zu erledigen. Es ist eine praktische Hilfe, die Ihnen viel Zeit spart, wenn Sie häufig von immer dem gleichen Absender E-Mails erhalten. 

Sobald Sie QuickStep für eine Aufgabe voreinstellen, können Sie jede E-Mail anklicken, dann die automatisierte Aufgabe im QuickStep-Menü und Outlook führt all diese Schritte durch. Sie können die Aufgabe auch einem Tastaturkürzel zuweisen. (Vergessen Sie nicht: es gibt nur neun davon, also wählen Sie mit Bedacht).

1. Um ein automatisierte Aufgabe per QuickStep zu erstellen: Klicken Sie im Outlook Start-Tab, auf den Pfeil nach unten im „QuickStep“ Bereich und wählen Neu erstellen aus der Liste aus; oder wählen Sie Neuer QuickStep aus der ersten Liste und Benutzerdefiniert aus der zweiten Liste. Im QuickStep-Bearbeiten-Dialogfenster, geben Sie einen Namen für die Aufgabe ein.

Benutzen Sie Outlook QuickSteps zur Automatisierung von E-Mail Aufgaben, wie das Verschieben von E-Mails aus einem bestimmten Projekt in einen Ordner.
Vergrößern Benutzen Sie Outlook QuickSteps zur Automatisierung von E-Mail Aufgaben, wie das Verschieben von E-Mails aus einem bestimmten Projekt in einen Ordner.
© Julie Sartain

2. Als nächstes klicken Sie auf Aktion auswählen und wählen In Ordner verschieben im Dropdown Menü aus. Ein neues Feld erscheint unterhalb der „In Ordner verschieben“ Aktion – „Ordner auswählen.“ Wählen Sie einen Zielordner aus der Liste.

3. Sie können jetzt aufhören und auf Fertig stellen klicken oder auf Aktion hinzufügen und wieder Aktion auswählen für die zweite automatisierte Aufgabe, wie zum Beispiel „Als gelesen markieren.“ Im optionalen Feld können Sie einen Shortcut festlegen. Geben Sie dann einen Tooltip in die Tooltip-Box ein. Klicken Sie abschließend auf Fertig stellen .

Sobald Sie ein QuickStep Aufgabe erstellt haben, können Sie auf eine E-Mail klicken, „einen QuickStep“ auswählen und Outlook erledigt den Rest für Sie.
Vergrößern Sobald Sie ein QuickStep Aufgabe erstellt haben, können Sie auf eine E-Mail klicken, „einen QuickStep“ auswählen und Outlook erledigt den Rest für Sie.
© Julie Sartain

4. Um diese automatisierte Aufgabe anzuwenden – klicken Sie auf eine E-Mail die für einen bestimmten Ordner bestimmt ist und klicken auf der Liste auf die entsprechende Kategorie. Die E-Mail wird als gelesen markiert und in den dafür bestimmten Ordner verschoben und das alles in einem einfachen Schritt. Alternativ dazu können Sie auch den Shortcut verwenden, den Sie angegeben haben.

4. E-Mail-Vorlagen

Mit E-Mail-Vorlagen verschicken Sie ganz bequem eine Mail, die Sie immer wieder mal erneut an viele Empfänger verschicken müssen.

1. Suchen Sie eine E-Mail in Ihrem "Gesendet"-Ordner. Leiten Sie diese an sich selbst weiter und entfernen Sie jede empfängerspezifische Information, wie den Empfängernamen, dessen E-Mailadresse, Firma, usw. Klicken Sie auf Datei > Speichern Unter , geben einen Dateinamen ein und wählen Outlook-Vorlage als Dateiformat aus.

Erstellen Sie eine Outlook-Vorlage für E-Mails, die Sie häufiger versenden.
Vergrößern Erstellen Sie eine Outlook-Vorlage für E-Mails, die Sie häufiger versenden.
© Julie Sartain

2. Um die Vorlage zu benutzen/öffnen: Im Datei-Tab, in der „Neu“ Gruppe wählen Sie Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen und klicken dann auf den Pfeil nach unten, um eine Liste der Formulare zu sehen. Wählen Sie Vorlagen im Dateisystem , anschließend Ihre abgespeicherte Vorlage aus der Liste und klicken dann auf Öffnen . Fügen Sie eine benutzerdefinierte Anrede hinzu, geben eine E-Mailadresse ein und klicken auf senden .

 

Wenn Sie eine Vorlage benutzen, können Sie Adressen und andere Details vor dem Senden verändern.
Vergrößern Wenn Sie eine Vorlage benutzen, können Sie Adressen und andere Details vor dem Senden verändern.
© Julie Sartain

 5. Bedingte Formatierungsregeln

Im Grunde  sind es nur ein paar benutzerdefinierte Attribute, die Sie eingehenden E-Mails automatisch  hinzufügen können, damit diese herausstechen. Zum Beispiel, können Sie die Attribute der Überschrift ändern – unterstreichen, fettgedruckt, kursiv – und die Farben basierend auf einer Regel (oder Bedingung), die Sie in der „Bedingten Formatierungssektion“ der erweiterten Ansichtseinstellungen festlegen können.

Bedingte Formatierung hilft spezielle Arten von E-Mails vom Rest des Haufens, durch besondere Farben oder Schriftarten, zu unterscheiden.
Vergrößern Bedingte Formatierung hilft spezielle Arten von E-Mails vom Rest des Haufens, durch besondere Farben oder Schriftarten, zu unterscheiden.
© Julie Sartain

1.  Im „Ansichtsbereich“, wählen Sie Einstellungen anzeigen. Klicken Sie dann auf den Bedingte Formatierung- Button und in der nun erscheinenden Dialogbox, klicken Sie auf hinzufügen und geben einen beschreibenden Namen für das, was die Regel/Bedingung macht, ein.

 2. Klicken Sie auf den Schriftart- Button, um das Format Ihrer Schrift zu definieren; das bedeutet Schriftname, Farbe und Attribute wie unterstrichen oder durchgestrichen (für fettgedruckt und kursiv, wählen Sie eine Schrift aus, die diese Attribute als Teil der Schriftart anbietet). Klicken Sie auf OK wenn Sie fertig sind.

Sie werden die E-Mails von Ihrem Chef nicht übersehen, wenn diese in hellem lila mit außergewöhnlicher Schrift erscheinen.
Vergrößern Sie werden die E-Mails von Ihrem Chef nicht übersehen, wenn diese in hellem lila mit außergewöhnlicher Schrift erscheinen.
© Julie Sartain

3. Als nächstes klicken Sie auf den Bedingungen- Button und definieren eine Bedingung; zum Beispiel ein besonderes Wort (oder auch mehrere) aus der E-Mail oder der Betreffzeile, eine E-Mailadresse (Absender oder Adressat), wo Ihre E-Mailadresse in der E-Mail erscheint (An, Von, CC, usw.) und/oder eine Zeit oder ein Datum (heute, gestern, letzte Woche, letzten Monat, usw.). Klicken Sie wieder auf OK wenn Sie fertig sind.

 4. Wenn sich das Dialogfenster schließt, klicken Sie wieder auf OK  im „Bedingte Formatierung“ Dialogfenster und wieder auf OK  in der Erweiterten Ansicht Dialogbox.

 Dieser Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation PC-World.

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