1874758

21 Tipps und Tools für Google Drive

30.01.2014 | 10:39 Uhr |

Wir zeigen Ihnen 25 Tipps und Tricks, die Ihr Google Drive nützlicher und produktiver machen. Als Cloud-Storage-Dienst, als Online-Office-Suite und als Schnittstelle für viele weitere Google Dienste.

Mit der richtigen Kombination von Tools, Einstellungen und Know-How können Sie Google Drive in eine schlanke, einfache Produktivitätsmaschine verwandeln. Mit diesen 25 Tipps verbessern Sie Google Drive und beschleunigen es deutlich.

1. Gehen Sie offline

Google Drive ist zwar Cloud-basiert, aber mit einer kurzen Zwei-Minuten-Einstellung, können Sie Ihre Dokumente ansehen und bearbeiten und das ganz ohne eine aktive Verbindung. Die einzige Vorraussetzung dafür ist die Nutzung von Googles Chrome Browser.

Installieren Sie bei Chrome zuerst die offizielle Drive.app . Gehen Sie anschließend auf drive.google.com und klicken auf „Mehr" und  wählen dort „Offline“. Klicken Sie zum Schluss auf den Button Offline-Zugang aktivieren.

Sie müssen den Offline-Zugang allerdings für jeden Computer einzeln aktivieren. (Die einzige Ausnahme: Wenn Sie ein Chromebook benutzen ist der Offlinezugang automatisch aktiviert.)

2. Fügen Sie Drive Ihrer Festplatte hinzu

Speichern Sie Google Drive auf Ihrer Festplatte.
Vergrößern Speichern Sie Google Drive auf Ihrer Festplatte.

Zusätzlich zum Offline-Dokumenten-Management, können Sie die komplette Drive-to-PC Synchronisation aktivieren, die Ihnen Zugang zu allen Daten, die Sie in Google Drive gespeichert haben, auf Ihrem lokalen Gerät gewährt und es Ihnen ermöglicht Dateien zwischen Ihrem Drive und Ihrem PC einfach per Drag and Drop zu übertragen.

Um damit anzufangen holen Sie sich das Google Drive Sync Programm für Ihr Windows- oder Mac-System. Nach der Installation, können Sie einen Lokalen Ordner auswählen, welcher als Zwei-Wege-Speicherplatz für die Synchronisation zwischen Ihrem Drive und Ihrem PC fungiert.

3. Verbessern Sie Ihre Synchronisation

Das offizielle Drive Synchronisationsprogramm speichert Ihre Dateien auf Ihrer Festplatte, wenn es allerdings um die Erstellung von Dokumenten und Spreadsheets, welche auf Google Docs erstellt wurden, geht, dann nützt es Ihnen nicht sehr viel. Diese Dateien sind in einem eigenentwickelten Format, was bedeutet dass diese nicht mit einem lokalen Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word geöffnet werden kann.

Nutzen Sie Syncdocs , welches eine Zwei-Wege-Synchronisation zwischen Ihrem Drive-Account und einem lokalem Ordner erstellt und Docs Dateien auf Wunsch in das Word- oder OpenOffice-Format konvertiert.

Syncdocs erlaubt Echtzeit-Kollaboration zwischen Ihrem lokalen Word und Docs und kann Word-Dateien beim Upload in Docs-Dateien konvertieren. In limitierter Form ist es kostenlos; unbegrenzt kostet es 19,95 Dollar im Jahr.

4. Drag and Drop von Daten

Wenn Sie eine Datei schnell auf Ihren Drive bringen möchten, ärgern Sie sich nicht mit irgendwelchen Upload-Kommandos herum. Sondern bringen Sie die Datei per Drag and Drop direkt von Ihrem PC auf Ihre Drive-Seite. Drive initiiert einen Upload und speichert diese auf Ihrem Speicherplatz.

5. Bauen Sie Bilder einfach ein

Wenn Sie ein Google Docs Dokument editieren, können Sie immer die Kommandozeile am oberen Bildschirmrand nutzen, um ein Bild einzufügen. Es gibt allerdings einen einfacheren Weg: Ziehen Sie das Bild einfach von Ihrem Computer in Ihr Google Docs Dokument. Es wird automatisch im Dokument erscheinen, wo Sie es dann bewegen oder skalieren wie Sie es benötigen.

6. Behalten Sie Änderungen im Auge

Überarbeitungsverlauf ansehen.
Vergrößern Überarbeitungsverlauf ansehen.

Google Docs hat nicht die gleichen Tracking-Features für Veränderungen wie Microsoft Word, aber das bedeutet nicht, dass Sie keine älteren Versionen einsehen können. Für eine detaillierte Liste der Änderungen an den Dokumenten und ein optionales Zurücksetzen zu einer älteren Version der Datei, öffnen Sie Docs Überarbeitungsverlauf-Feature. Sie finden es im Datei-Menü.

7. Nutzen Sie Tastenkürzel

Google Drive beinhaltet etliche Tastenkürzel.

8. Fokussieren Sie sich

Mit dem„Vollbild“-Befehl im Docs Ansichts-Menü blenden Sie die Steuerelemente aus. Wenn Sie zurück in die reguläre Ansicht wechseln möchten drücken Sie die Esc-Taste.

9. Organisieren Sie sich

Sie wissen wahrscheinlich, dass es Google Drive Ihnen erlaubt Ordner und sogar verschachtelte Ordner zu erstellen, aber Sie können diese auch mit Farbcodes für eine bessere Organisation versehen. Klicken Sie einen Ordner in Ihrem Drive mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Farbe ändern“ in dem nun angezeigten Menü aus.

10. Sharen Sie Daten

Google Drive bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um Inhalte zu teilen. Sie können andere Nutzer zur Zusammenarbeit an einem Dokument einladen, damit diese Änderungen und/oder Kommentare einbringen (je nach der von Ihnen eingestellten Freigabe), Sie können ein Dokument per Mail versenden oder Sie können eine Datei direkt in dem Format ablegen, in dem Sie wünschen. Diese Optionen können durch Rechtsklick auf eine Datei in Ihrem Google Drive gefunden werden oder während der Bearbeitung eines Dokuments im Dateimenü.

11. Umranden Sie Ihre Dokumente

Google Docs fehlt derzeit ein eigenes standardmäßiges Tool für passend formatierte Umrandungen, aber dafür gibt es die passende Drittanbieter-Chrome-App Envelopes for Google Docs . Alles was hierfür nötig ist, ist die App zu installieren und diese dann durch einen Klick auf das Icon in der Chrome-Neuer-Tab-Seite zu starten. Die App fragt Sie nach den Umrandungsmaßen, die Sie benötigen und erstellt ein neues Dokument für Sie, das sich mit exakt der richtigen Größe ausdrucken lässt.

12. Entdecken Sie eine neue Ansicht

Sie können Drives Aussehen individualisieren. Auf dem Haupt-Drive-Bildschirm, klicken Sie den Button in der oberen rechten Ecke mit den 4 kleinen Kästchen, um von der Listenansicht zu der Rasteranordnung zu wechseln. Klicken Sie auf den Button mit den horizontalen Linien daneben, um zurück zu wechseln.

Links neben diesen Buttons sehen Sie einen Befehl für die Anordnung Ihrer Dateien. Wenn Sie auf das Zahnrad-Icon rechts klicken, finden Sie Möglichkeiten die Dichte auf Ihrem Bildschirm zu ändern. Sie können für die Erscheinung „normal“, „kompakt“ und „schmal“ auswählen.

13. Wandeln Sie um

Wenn Sie eine Menge von textlastigen PDFs oder Bildern hochladen, könnte Google Drives Umwandlungsfunktion genau das Richtige für Sie sein. Drive kann Text in PDF-Dateien und Bildern erkennen und diesen dann in ein editierbares Dokument ablegen. Sie finden die Option, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des Haupt-Drive- Bildschirms klicken und unter „Upload-Einstellungen" nachsehen.

14. Lassen Sie übersetzen

Der Google-Docs Übersetzer funktioniert (meistens) besser als Sie denken.
Vergrößern Der Google-Docs Übersetzer funktioniert (meistens) besser als Sie denken.

Google Docs kann Ihre Dokumente in eine andere Sprache übersetzen. Während Sie ein Dokument bearbeiten, klicken Sie im „Tools-Menü“ am oberen Rand des Bildschirms auf "Dokument übersetzen." Sie können dort aus einer umfangreichen Liste von Sprachen auswählen und ein neues Dokument mit dem übersetzten Text erstellen.

15. Recherchieren Sie

Wenn Sie das nächste Mal etwas suchen müssen, während Sie an einem Dokument arbeiten, versuchen Sie, die Google Docs „Recherche-Funktion“. Klicken Sie einfach auf das „Tools-Menü“ und wählen „Recherche“. Und Docs zeigt Ihnen eine spezielle Seitenleiste, die mit Informationen über in Ihrem Dokument erwähnten Themen gefüllt ist. Sie können auf diese klicken, um mehr Details zu erhalten oder nach zusätzlichen Begriffen genau dort neben Ihrer Arbeit zu suchen.

16. Erstellen Sie schnell Dokumente

Sparen Sie Zeit, indem Sie einen „Schnell-erstellen-Button“ für Google Docs direkt in Ihrem Browser erstellen. Holen Sie sich dafür einfach die kostenlose Google Docs Quick Create-Erweiterung für Chrome. Diese fügt einen zusätzlichen Button in der Browser-Toolbar ein, der mit einem Klick die Erstellung von neuen Tabellen, Dokumenten und Präsentationen ermöglicht.

17. Vereinfachen Sie das Abspeichern

In Google Drive speichern erleichtert die Arbeit mit der Google Office Suite ungemein.
Vergrößern In Google Drive speichern erleichtert die Arbeit mit der Google Office Suite ungemein.

Wenn Sie selbst eine Menge von Web-basierten Inhalten auf Ihrem Google Drive-Konto abspeichern, erleichtert Ihnen die kostenlose Chrome-Erweiterung In Google Drive speichern Ihre Arbeit ungemein. Die App, welche von Google selbst zur Verfügung gestellt wird, fügt Rechtsklick-auf-Drive-speichern Befehle in Ihrem Browser hinzu, um damit direkt Bilder, Dokumente, Screenshots von ganzen Webseiten und sogar Audio- und Video-Dateien aus dem Web zu erhalten und diese direkt auf Ihrem Google Drive zu speichern.

18. Erstellen Sie Formulare und Umfragen

Nutzen Sie Drive, um öffentliche Fragebögen für das Sammeln und Organisieren von Umfrage-Daten zu erstellen: Klicken Sie im Menü Tools auf "Formular Erstellen", dann folgen Sie den Anweisungen, um loszulegen. Sie können jede Art von Fragetypen einbauen - einfachen Text, Multiple Choice, und so weiter - und Sie können Antworten direkt in Ihre Tabellenkalkulation einfügen, sobald diese abgegeben wurden.

19. Programmieren Sie mit Drive

Wenn Sie mit Quelltext arbeiten, sollten Sie die kostenlose Chrome-App Drive Notepad installieren. Drive Notepad lässt Sie normale Text-Dokumente im Browser anzeigen und bearbeiten und diese auf Ihrem Drive-Konto abspeichern. Es bietet Syntax-Hervorhebung für eine Vielzahl von Skript-und Programmiersprachen, darunter HTML, Python, Perl, Ruby, und JSON.

20. Steigen Sie bei der Unternehmens Planung auf Google Drive um

Kostenlos und extrem praktisch
Vergrößern Kostenlos und extrem praktisch

Bei Projekten nutzen Sie Gantter für Google Drive. Dabei handelt es sich um eine Chrome App, die Projektplanung auf Unternehmensebene direkt auf Ihrem Drive-Konto verfügbar macht. Gantter unterstützt Microsoft Project-Dateien.

21. Verwandeln Sie Google Drive in ein Cross-Plattform-Cloud-Hub

Google Drive ist längst nicht die einzige Cloud-Storage-Lösung - und mit der kostenlosen Chrome-App Wappwolf Automator für Google Drive, ist es einfach, Ihr Drive-Konto mit anderen Online-Diensten zu verbinden und eine plattformübergreifende Synchronisierung einzustellen.

Mit dem sehr effektiven Wappwolf Automator können Sie spezielle Synchronisierungs-Ordner innerhalb von Drive erstellen. Alle Dateien, die Sie in diesen Ordner verschieben, werden dann automatisch an den externen Dienst Ihrer Wahl gesendet. Das Programm unterstützt Dropbox, Picasa, Facebook, Flickr, Evernote, Skydrive, SugarSync und Basecamp und gibt Ihnen dadurch viele Möglichkeiten Ihr Cloud-Universum zu erweitern.

Dieser Artikel stammt von unserer Schwesterpublikation Infoworld.

0 Kommentare zu diesem Artikel
1874758