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20 clevere Tricks für Google-Kalender

29.04.2013 | 14:30 Uhr |

Der Kalender von Google ist praktisch. In einer Schritt-für-Schritt Anleitung verraten wir aber zusätzliche Tricks, mit denen Sie den Google-Kalender noch effizienter einsetzen.

Der Kalender von Google bietet viele Möglichkeiten. Ob Sie Termine farblich unterschiedlich markieren wollen, den Kalender außerhalb Ihrer Organisation verwenden möchten oder Veranstaltungen daraus Ihrem sozialen Netzwerk mitteilen wollen, für jeden bietet der Kalender die passende Lösung. Allerdings werden Sie wahrscheinlich hin und wieder fluchen, wenn Sie ein Meeting wegen einer unübersichtlichen Darstellung verpassen oder der Kalender hängt.

Mit unseren Tricks können sowohl Google-Kalender-Anfänger als auch Power-User mehr aus ihrem Kalender herausholen. Die Tipps beziehen sich sowohl auf die kostenlose Version als auch auf die kostenpflichtige App für Geschäfts-Kunden.

1. Tastenkombinationen verwenden

Google bietet eine lange Liste von Tastenkombinationen an, mit denen Sie schneller als mit Maus oder Touchpad sind. Die meisten sind ziemlich intuitiv. Um zum Beispiel einen neuen Termin anzulegen, drücken Sie die Taste C. Weitere Tastenkombinationen können Sie der vollständigen Liste entnehmen.

Zu Datum springen
Vergrößern Zu Datum springen

2. Springen Sie schnell zu jedem Tag

Sie möchten wissen, was Sie letzten Sommer getan haben oder wollen zukünftige Terminkonflikte ausschließen? Um nicht durch die einzelnen Wochen gehen zu müssen, um ein bestimmtes Datum zu finden, rufen Sie die „Einstellungen“ auf. Diese befinden sich hinter dem Zahnrad-Symbol und wählen den Punkt „Google Labs“. Anschließend aktivieren Sie den Punkt „Zu Datum springen“. Danach haben Sie die Möglichkeit einen bestimmten Tag aufzurufen, mit der auf der rechten Seite befindlichen Funktion.

Bevorstehende Termine werden als farbige Text-Liste angezeigt.
Vergrößern Bevorstehende Termine werden als farbige Text-Liste angezeigt.

3. Kalender-Navigation anpassen

Sie bevorzugen eine etwas abweichende Kalenderansicht wie beispielsweise Drei-Wochen-Schritte? Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol, danach auf „Einstellungen“ unter „Allgemein“ ändern Sie die „Benutzerdefinierte Ansicht“ auf „3 Wochen“. Nachdem Sie gespeichert haben, sehen Sie die nächsten 21 Tage, wenn Sie den Kalender öffnen.

4. Was steht auf Ihrer Agenda?

Wenn Sie ein Power-User mit vielen freigegebenen Kalender und Terminen sind, erhalten Sie eine bessere Übersicht über Ihre Termine indem Sie auf den Button „Terminübersicht“ oben in Ihrem Kalender klicken. Es wird eine Klartext-Liste der Ereignisse für den Tag angezeigt.

5. Wichtige Termine hervorheben

Um sicherzustellen, dass sich wichtige Termine in Ihrem Kalender abheben, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und auf „Einstellungen“. Unter „Allgemein“ aktivieren Sie beim Punkt „Termine abgeschwächt anzeigen“ die Optionen „Vergangene Termine abgeschwächt anzeigen“ und „Wiederkehrende zukünftige Termine abgeschwächt anzeigen“. Letztere Option sollten Sie deaktiviert lassen, wenn Sie dazu neigen einen Jour fix zu vergessen.

Wichtige Termine heben sich von anderen ab.
Vergrößern Wichtige Termine heben sich von anderen ab.

6. Wochenende ausblenden

Wenn Sie den Google-Kalender nur für die Arbeit verwenden, blenden Sie die Samstag- und Sonntag-Ansicht aus. Hierzu stellen Sie bei „Wochenenden anzeigen“ „Nein“ ein. Den Punkt finden Sie, indem Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, „Einstellungen“ auswählen und den Reiter „Allgemein“ aufrufen.

7. Ereignisse minimieren

Die Übersichtsliste der Terminübersicht kann viel Platz beanspruchen. Mit „Alles minimieren“ oben über der Liste erhalten Sie eine kompaktere Ansicht. Wenn Sie auf das Plus-Symbol vor dem Ereignis klicken, erhalten Sie weitere Details zu diesem.

8. Private Termine von den geschäftlichen trennen

Wenn Sie private Termine von den geschäftlichen trennen möchten, melden Sie sich in Ihrem Google-Business-Kalender an. Anschließend klicken Sie auf Ihre E-Mail-Adresse in der rechten oberen Ecke der Google-Kalender-Seite und wählen „Konto hinzufügen“. Danach geben Sie die Daten für Ihre private Google-E-Mail-Adresse an. In der rechten Ecke werden jetzt beide Identitäten angezeigt und Sie können einfach zwischen beiden Kalendern wechseln.

Wechseln zwischen zwei Kalendern
Vergrößern Wechseln zwischen zwei Kalendern

9. Veranstaltungen mit einem Einzeiler planen

Sie können ein Ereignis mit einer Textzeile Ihrem Kalender hinzufügen. Starten Sie irgendwo in Ihrem Kalender und geben das „Was“ ein. Nach einem Doppelklick können Sie dem Termin weitere Details wie „Wo“ und eine „Beschreibung“ hinzufügen. Sogar wiederkehrende Ereignisse lassen sich erfassen.

Termin mit einem Einzeiler erstellen
Vergrößern Termin mit einem Einzeiler erstellen

10. Sehen, wenn ein Kollege verfügbar ist

Erweitern Sie mittels Drop-Down-Menü auf der linken Seite den Bereich „Weitere Kalender“. Anschließend sehen Sie eine Liste von Drittanbieter-Kalender, wenn Sie bereits einige hinzugefügt haben. Ansonsten klicken Sie auf „Kalender von Freunden hinzufügen“ und geben die E-Mail-Adresse des Kollegen ein. Google wird versuchen die entsprechenden Termine hinzuzufügen. Wenn alles geklappt hat, werden Ihnen die Termine Ihres Kollegen in Ihrem Kalender  in einer anderen angezeigt.

Sie sehen es im eigenen Kalender, wann jemand beschäftigt ist.
Vergrößern Sie sehen es im eigenen Kalender, wann jemand beschäftigt ist.

11. Abgelehnte Termine nicht anzeigen

Wenn Sie ein Meeting verwirrt, an dem Sie nicht teilnehmen, lassen Sie sich diesen nicht anzeigen. Hierzu klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und rufen den Reiter „Allgemein“ unter „Einstellungen“ auf. Danach sagen Sie bei „Von mir abgelehnte Termine anzeigen“ „Nein“.

Unter diesem Punkt befindet sich der Punkt „Automatisch Einladungen zu meinem Kalender hinzufügen“. Standardmäßig ist diese Funktion auf „Ja“ eingestellt und Sie erhalten immer einen Hinweis zur Veranstaltung. Für eine bessere Übersicht sollten Sie die Option „Nein, nur Einladungen anzeigen, auf die ich geantwortet habe“ aktivieren.

12. Termine automatisch ablehnen

Die Funktion „Termine automatisch ablehnen“ spart Zeit, da Sie hiermit Zeiträume in Ihrem Kalender sperren können. Erhalten Sie eine Einladung für einen gesperrten Zeitraum, lehnt Google automatisch die Einladung ab. Die Funktion finden Sie, wenn Sie auf das Zahnrad-Symbol klicken, „Google Labs“ auswählen und die entsprechende Funktion aktivieren.

Nur die Termine anzeigen lassen, denen man zugesagt hat
Vergrößern Nur die Termine anzeigen lassen, denen man zugesagt hat

13. Verpassen Sie nicht das nächste Meeting

Sind Sie oft zu spät? Dann hilft Ihnen die Funktion „Nächste Besprechung“. Das Modul zeigt Ihren nächsten Termin in großen, fetten Buchstaben im Kalender an. Um die Funktion zu aktivieren, rufen Sie mittels Zahnrad-Symbols den Punkt „Google Labs“ auf und gehen zum Punkt „Nächste Besprechung“.

Mit diesem kleinen Ticker sind Sie immer pünktlich
Vergrößern Mit diesem kleinen Ticker sind Sie immer pünktlich
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