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10 wichtige Fakten über Office 365

13.05.2015 | 09:43 Uhr |

Das richtige Abonnement, wer bekommt Office 365 gratis, Mail-Versand im Überblick, Multi-Faktor-Authentifizierung, eigene Domänen in Office 365 anbinden und vieles mehr - diese zehn Fakten über Office 365 sollten Profis kennen.

Administratoren, die im Unternehmen Office 365 verwalten, müssen zwar keine Server betreuen, aber auch innerhalb der Cloud-Lösung gibt es einige Verwaltungspunkte, die wichtig sind und angepasst sein wollen.

Richtiges Abonnement auswählen

Office 365 steht in verschiedenen Abonnements mit unterschiedlichen Kosten und Funktionen zur Verfügung. Bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden, sollten Sie auf der offiziellen Vergleichsseite zunächst überprüfen, welches Abonnement Sie benötigen. Hier können Sie auch mit einem Microsoft-Mitarbeiter chatten und eine kostenlose Testversion beginnen. Die Links für den Test einzelner Abonnements finden Sie ganz unten auf der Seite.

Office 365 Business versus Office 365 Home - Studenten bekommen vieles kostenlos

Neben den Business-Varianten von Office 365, gibt es auch die herkömmlichen Office-Programme für Heimanwender über Office 365 Home. Die Office-Programme stehen für viele Studenten teilweise kostenlos zur Verfügung. Zunächst wird dazu eine E-Mail-Adresse von der Hochschule benötigt. Diese wird auf der Office 365-Webseite zur Überprüfung eingetragen. Ob die eigene Hochschule an dem Programm beteiligt ist, finden Sie wiederum auf einer anderen Office 365-Webseite. Office 365 Home und Education gewährt Zugriff auf Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Publisher, Access und Lync.

E-Mail-Versand im Überblick - Mail Protection Reports for Office 365

Mail Protection Reports for Office 365 stellt Berichte auf Excel-Basis zur Verfügung, mit denen Sie genau überwachen können, wie der E-Mail-Versand und -Empfang im Unternehmen abläuft. Sie sehen im Bericht außerdem welche Anwender die meisten E-Mails senden und empfangen. Wichtig im Bericht, sind die Informationen über die Viren- und Spam-Mails, die Office 365 erkannt hat. Eingesetzte Postfachregeln, DLP-Aktionen und -Ereignisse sowie vieles mehr sind ebenfalls integriert. Der Bericht wird grafisch umfassend dargestellt und liefert umfangreiche und wichtige Informationen. Für die Analyse mit dem Tool benötigen Anwender Excel 2013 auf dem Rechner. Sie benötigen für die Analyse auf dem Rechner noch das .NET Framework 4.5.

Mit dem Zusatztool Mail Protection Reports for Office 365 lassen sich umfangreiche Analysen durchführen
Vergrößern Mit dem Zusatztool Mail Protection Reports for Office 365 lassen sich umfangreiche Analysen durchführen

Multi-Faktor-Authentifizierung in Office 365

Im Office 365 Admin Center finden Sie im Bereich Benutzer und Gruppen \A ktive Benutzer die Option Mehrstufige Authentifizierungsanforderungen festlegen . Aktivieren Sie diese Funktion, muss sich der Anwender beim nächsten Mal mit einem Assistenten eine zweite Authentifizierungsfunktion einrichten. Das kann ein Mobiltelefon mit installierter App sein, ein Telefonanruf, oder eine SMS.

Mit der Mehrwege-Authentifizierung erhöhen Sie die Sicherheit für Benutzer in Office 365
Vergrößern Mit der Mehrwege-Authentifizierung erhöhen Sie die Sicherheit für Benutzer in Office 365

Unternehmen, die parallel zu Office 365 auch auf Microsoft Azure setzen, können mit Azure Active Directory Premium die MFA-Funktionen weiter ausbauen. Es besteht die Möglichkeit das Aussehen der Anmeldeseite anzupassen, Kennwörter zurückzusetzen, oder diese Funktion den Anwendern zur Verfügung zu stellen und mehr.

Eigene Domänen in Office 365 anbinden und verwalten

Unternehmen, die Office 365 nutzen, erhalten eine kostenlose E-Mail-Adresse in der Form <Name>.onmicrosoft.com . Wer professionell mit Office 365 arbeiten will, sollte eine eigene Domäne in Office 365 einbinden. Unabhängig von dereigentlichen Domänenbezeichnung, müssen Sie beim Kauf des Paketes darauf achten, dass die Dienstleistung und Domäne, welche Sie beim Provider buchen, auch tauglich für Office 365 ist. Es sind einige DNS-Einstellungen notwendig, die nicht in allen Paketen Bestandteil sind.

Sobald Sie im Besitz der Domäne bei Ihrem Dienstleister sind, rufen Sie das Office 365-Verwaltungsportal auf, melden sich als Administrator an und rufen die Einstellungen für Domänen auf.

Hier können Sie Ihre neuen Domänen hinzufügen und sehen auch die bereits vorhandenen Domänen. Sobald Sie eine Domäne hinzugefügt haben, können Sie diese an dieser Stelle auch verwalten, Einträge hinzufügen und Probleme beheben. Doch dazu später mehr.

Eigene Domänen machen die Verwendung von Office 365 professioneller, aber nicht alle Pakete sind kompatibel
Vergrößern Eigene Domänen machen die Verwendung von Office 365 professioneller, aber nicht alle Pakete sind kompatibel

Android und Office 365 - Korrekten Servernamen eingeben

Android-Geräte können häufig die Office 365-E-Mail-Server nicht automatisch auflösen. In diesem Fall müssen Anwender einfach den Servernamen outlook.office365.com verwenden. Diese Information sollten Sie allen Anwendern im Unternehmen zur Verfügung stellen, damit der Support im Unternehmen entlastet wird. Windows Phone und iOS-Geräte haben mit der Auflösung keine Probleme. Wenn die Anbindung an Office 365 an einer fehlerhaften Namensauflösung scheitert, testen Sie die Verbindung mit dem Remote Connectivity Analyzer.

In Android müssen Sie für den E-Mail-Empfang den Servernamen für Office 365 manuell eintragen
Vergrößern In Android müssen Sie für den E-Mail-Empfang den Servernamen für Office 365 manuell eintragen

Daten verschlüsselt in OneDrive for Business ablegen

OneDrive for Business ist der Cloudspeicher in Office 365. Bei diesem handelt es sich um eine spezielle Dokumenten-Bibliothek in SharePoint Online von Office 365. Der Cloudspeicher bietet allerdings keine Verschlüsselung der Daten. Sie können dazu aber auf Zusatztools wie BoxCryptor setzen. Die Software verschlüsselt die Daten und überträgt danach die Dateien verschlüsselt in OneDrive for Business. Boxcryptor lässt sich auch mit Google Drive und Dropbox nutzen.

Mit dem Zusatztool Boxcryptor speichern Sie Daten verschlüsselt in Office 365
Vergrößern Mit dem Zusatztool Boxcryptor speichern Sie Daten verschlüsselt in Office 365

Office 365 mit der Powershell verwalten

Office 365 können Sie auch mit der PowerShell verwalten. Damit das funktioniert, müssen Sie zwei Erweiterungen für die PowerShell bei Microsoft herunterladen und installieren. Danach rufen Sie die PowerShell auf, und verbinden die PowerShell-Sitzung mit Ihrem Office 365-Abonnement.  Installieren und herunterladen müssen Sie dazu zunächst den Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent und Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell . Mit diesem Modul erhalten Sie die notwendigen CMDlets für die Verwaltung von Office 365 in der PowerShell.

Die Downloads finden Sie auf den folgenden Seiten:
* Der Microsoft Online Services-Anmelde-Assistent 
* Das Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (32-Bit-Version)
* Das Windows Azure Active Directory-Modul für Windows PowerShell (64-Bit-Version)

Gelingt die Anmeldung an Office 365 nicht, liegt es in den meisten Fällen an Problemen mit dem Microsoft Online Services-Anmelde-Assistenten. Installieren Sie in diesem Fall entweder die aktuellste Beta-Version aus dem in diesem Beitrag gezeigten Link, oder verwenden Sie die aktuellste offizielle Version von der Seite.

Office 365 lässt sich auch mit der PowerShell verwalten
Vergrößern Office 365 lässt sich auch mit der PowerShell verwalten

Mit dem Befehl get-command *mso* erhalten Sie einen Überblick der verfügbaren Befehle. Mit dem CMDlet get-module MSOnline lassen Sie sich einige Informationen anzeigen, sowie die verschiedenen CMDlets.

Office 365 Admin-App für iOS

Für iPad und iPhones bietet Microsoft eine verbesserte App für die Verwaltung von Office 365 an. Vor allem für Administratoren mit iPad oder iPhone, die viel unterwegs sind, bietet die App ein wertvolles Werkzeug zur Verwaltung an. Die App wurde in der aktuellen Version deutlich aufgebohrt. Administratoren können in der App Benutzer verwalten, Informationen im Message Center lesen und auch Support-Anfragen überwachen. Auch die Mehrwege-Authentifizierung wird unterstützt.

Mit der verbesserten Office 365 Admin-App können Sie auf iPads optimal Office 365 auch von unterwegs verwalten
Vergrößern Mit der verbesserten Office 365 Admin-App können Sie auf iPads optimal Office 365 auch von unterwegs verwalten

Kennwörter für Office 365-Benutzer verwalten und Kennwörter zurücksetzen

Um die Kennwörter Ihrer Benutzer zu verwalten, verwenden Sie entweder das Webportal von Office 365, oder die Admin-App für iOS-Geräte. Mit der App können Sie auch von unterwegs die Kennwörter zurücksetzen, ohne die Webseite verwenden zu müssen. Wollen Sie festlegen, dass für einen Benutzer das Kennwort nie ablaufen soll, verwenden Sie den Befehl:
Set-MsolUser -UserPrincipalName <Benutzername> -PasswordNeverExpires $True
Auf diesem Weg haben Sie auch die Möglichkeit die komplexen Kennwörter für einen Benutzer zu deaktivieren. Dafür ist die Option -StrongPasswordRequired notwendig. Um diese zu deaktivieren, verwenden Sie den Befehl:
Set-MsolUser -UserPrincipalName <Benutzername> -StrongPasswordRequired $False

Die wichtigsten CMDlets zum Verwalten der Benutzer in Office 365 sind:
* Get-MsolUser - Abrufen von Informationen zu Benutzern. 
* New-MsolUser - Erstellen eines neuen Benutzers
* Set-MsolUser - Das Cmdlet wird zum Aktualisieren eines Benutzerobjekts verwendet. Die Lizenzen, das Kennwort und der Anmeldenamens eines Benutzers können Sie nur mit den Cmdlets Set-MsolUserLicense , Set-MsolUserPassword und Set-MsolUserPrincipalName anpassen.
* Set-MsolUserPassword - Zum Ändern des Kennworts eines Benutzers verwendet.
* Set-MsolPasswordPolicy - Aktualisieren der Kennwortrichtlinie für die angegebene Domäne
* Get-MsolPasswordPolicy - Abrufen der Werte für den Kennwortablauf.

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