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ecoDMS - Dokumentenmanagement für 49 Euro

17.06.2013 | 16:05 Uhr |

Mit ecoDMS bietet die Aachener Applord GmbH ein vergleichsweise erschwingliches Dokumentenmanagement-System. Der Verkaufspreis liegt bei 49 Euro pro gleichzeitig aktiven Benutzer mit Server-Zugriff. Die ausschließlich private Nutzung ist kostenlos.

In Office erstellte Dokumente können direkt aus der Software heraus in ecoDMS abgelegt und zugeordnet werden. Plug-Ins für gängige Office-Programme gehören zum Lieferumfang, dies beinhaltet MS Office, Open Office und LibreOffice. E-Mail-Archivierung ist aus Outlook und Thunderbird möglich.

Gescannte oder aus Anwendungen erfasste Dokumente (Office, E-Mail) können automatisch erkannt und ins Archiv eingeordnet werden. Diese Erkennung geschieht auf Basis von Schlagwörtern oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. An ecoDMS lassen sich laut Hersteller beliebige Scanner anbinden, die Voraussetzungen finden sich hier .

Die Versionsverwaltung erlaubt die Ablage beliebig vieler Versionen eines Dokuments. Jede hochgezählte Version wird als neues Dokument archiviert. Es ist möglich, während der Bearbeitung ein versioniertes Dokument für andere Nutzer zu sperren.

Die Dokumente werden in einer zentralen Datenbank abgelegt, Suchfunktionen sollen das Wiederfinden der abgelegten Dateien erleichtern. Dabei genüge es, im Dokument vorkommende Begriffe zu suchen. Darüber hinaus kann nach bestimmten Kriterien, wie zum Beispiel Ordner, Dokumentenart oder Auftragsnummer, gesucht werden. Die Archivierung der Dokumente und Informationen erfolgt in einer postgreSQL-Datenbank.

Über den integrierten virtuellen PDF/A-Drucker können Dokumente aus beliebigen (druckfähigen) Anwendungen im System archiviert werden.

ecoDMS ist für eine einmalige, zeitlich unbegrenzte Lizenzgebühr von 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung zum Server zu haben. Die Lizenz ist unabhängig von der Dokumentenanzahl. In Sachen Service bietet Applord für ecoDMS unterschiedliche Pakete an. Der Server läuft unter Windows oder Ubuntu, Clients stehen für Windows, Ubuntu und Mac OS zur Verfügung. Für die Anbindung mobiler Endgeräte steht eine Android-App parat.

Für Privatleute bietet Applord neben der Vollversion ecoDMS auch als Free4Three Edition an. Diese Version würde zwar nicht den vollen Funktionsumfang bieten, aber zumindest alle wichtigen Archivierungsfunktionen abbilden. Wer die Free4Three Edition privat nutzen möchte, kann dies kostenlos tun, die Version unterstützt maximal drei gleichzeitige Verbindungen. Firmenkunden können die Free4Three Edition als Testversion 30 Tage lang ebenfalls kostenlos verwenden. (mje/tecchannel)

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