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E-Mails kosten Unternehmen wertvolle Arbeitszeit

28.11.2008 | 13:09 Uhr |

Mitarbeiter vergeuden täglich eine Stunde mit der E-Mail-Bearbeitung.

Angestellte, die im Rahmen ihrer Arbeitstätigkeit einen Computer mit Internetanschluss zur Verfügung haben, verschwenden im Durchschnitt rund eine Stunde Arbeitszeit pro Tag mit der Abwicklung des eigenen E-Mail-Verkehrs. Zu diesem ernüchternden Ergebnis kommt das britische Kommunikationsberatungsunternehmen Expert Messaging in einem aktuell präsentierten Bericht. Ausschlaggebend hierfür sei vor allem die mangelhafte Filterung und Organisation des E-Mail-Verkehrs am Arbeitsplatz. Diese führe in vielen Unternehmen dazu, dass die eigenen Mitarbeiter Teile ihrer täglichen Arbeitszeit verschenken würden, heißt es von Expert Messaging. "Ein Internetzugang am Arbeitsplatz ist mittlerweile in einem Großteil der Unternehmen zum Standard geworden. Ohne die vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten des Webs geht heute nichts mehr", stellt Uwe Weinreich, Geschäftsführer der Weinreich Unternehmensberatung. Ob ein Betrieb den eingehenden E-Mail-Verkehr einer Filterung unterziehe, sei durchwegs unterschiedlich und hänge auch stark von der jeweiligen Unternehmensgröße und dem Organisationsgrad im IT-Bereich ab.

Gut 18 Monate lang hat Expert Messaging das E-Mail-Nutzungsverhalten von insgesamt 4.000 Arbeitnehmern in Großbritannien protokolliert und analysiert. Dabei stellte sich heraus, dass 72 Prozent der britischen Arbeitnehmer sich im Schnitt mindestens eine Stunde pro Tag am Arbeitsplatz mit dem Schreiben, Lesen und Verwalten der elektronischen Nachrichten beschäftigen. Rund 39 Prozent der Untersuchten verwenden sogar zwei Stunden oder mehr für diese Tätigkeit. Um eine derartige Vergeudung kostbarer Arbeitszeit zu verhindern, rät das Unternehmen allen betroffenen Betrieben dazu, die Mail-Kommunikation besser zu strukturieren. Die aktuell durchgeführte Untersuchung habe deutlich gezeigt, dass in dieser Hinsicht noch einiges an Aufholbedarf in den Betrieben vorhanden sei.

"Was die private Nutzung des Internets am Arbeitsplatz betrifft, gibt es sehr unterschiedliche Regelungen. Schön langsam beginnt sich aber die Auffassung durchzusetzen, dass diese möglichst gering gehalten werden sollte", erklärt Weinreich. Es sei auch in den Betrieben selbst schon lange kein Geheimnis mehr, dass einige Mitarbeiter das Internet sehr intensiv für private Zwecke während der Arbeitszeit nutzen würden. "Es stellt sich in diesem Zusammenhang aber prinzipiell die Frage, ob eine derartige Beschäftigung überhaupt als verlorene Zeit anzusehen ist. Der E-Mail-Verkehr ist heute eine wichtige Tätigkeit für die Unternehmen, der das Business eher beschleunigt als behindert", betont Weinreich. Den Einsatz von technischen Hilfsmitteln wie Filtern hält der Unternehmensberater grundsätzlich zwar für sinnvoll. "Als wichtiger erachte ich allerdings, dass sich die Betriebe rechtzeitig überlegen, welche Politik sie diesbezüglich gegenüber ihren Mitarbeitern verfolgen wollen", so Weinreich.

Der Expert-Messaging-Analyse zufolge befinden sich im Durchschnitt 2.769 Nachrichten in dem Posteingang des Mail-Accounts der Arbeitnehmer. Jeden Tag kommen etwa 34 neue Mails hinzu, wobei rund 47 Prozent davon keinerlei Bezug zur tatsächlichen Arbeitstätigkeit des Betroffenen aufweisen. "Es besteht kein Zweifel daran, dass der E-Mail-Verkehr heute ein wesentliches Kommunikationsmittel für Unternehmen ist und auch noch längere Zeit bleiben wird. Um seinen sinnvollen Einsatz gewährleisten zu können, müsse man aber rechtzeitig lernen, wie man richtig damit umgeht", fordert Expert Messaging. (pte/jp)

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