Vorschrift: Mails müssen Firmenangaben enthalten
Seit Anfang des Jahres müssen gewerbliche E-Mails bestimmte Auskünfte über das Unternehmen enthalten. Wer diese Informationen nicht in seine E-Mails aufnimmt, riskiert Zwangsgeld und Abmahnungen. Die neue Regelung betrifft alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften unabhängig von der Größe.
Die Neuregelung erfasst alle geschäftlichen E-Mails des Kaufmanns oder Unternehmens. Die neuen Pflichtangaben gelten nicht nur für E-Mails mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie etwa Angebote, Bestellungen oder Kündigungen. Betroffen sind im Zweifel also alle an externe Empfänger versendeten E-Mails.
In einer gewerblichen E-Mail müssen immer die Firma mit Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer angegeben werden. Für bestimmte Gesellschaften sind weitere Angaben erforderlich. Bei einer GmbH sind alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Familiennamen und mindestens einem Vornamen zu nennen. Zu einer Aktiengesellschaft ist neben den Vorständen in derselben Form auch der Vorsitzende des Aufsichtsrats aufzuführen. Das gilt auch für eine GmbH mit Aufsichtsrat..
Wenn Sie noch Fragen zu der neuen gesetzlichen Regelung haben, stehen Ihnen hier die beiden Experten für Auskünfte zur Verfügung. Martin Schweinoch und Christoph Richter sind Anwälte in der Practice Group IT, Internet und E-Business im Münchener Büro der Kanzlei Schwarz Kelwing Wicke Westphal (www.skwlaw.de).
