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Text-Mining: automatische Archivierung der elektronischen Post

23.07.2006 | 14:34 Uhr |

Viele Unternehmen in Deutschland brechen täglich in Bezug auf das Steuerrecht das Gesetz. Lediglich eine Minderheit der Firmen archiviert ihre steuerrelevanten E-Mails vorschriftsgemäß.

Aktuelle Studien von Unternehmensberatungen zeigen, dass viele deutsche Unternehmen noch nicht in der Lage sind, die gesetzlichen Vorgaben bezüglich der sechsjährigen Aufbewahrung steuerrelevanter Dokumente, zu erfüllen. Zahlreiche Manager, Controller und Juristen sind sich dieser Tatsache zwar bewußt, doch meist herrscht auf diesem Gebiet noch ein "rechtsfreier Raum".

Dies liegt vor allem an der explosionsartigen Zunahme der elektronischen Korrespondenz, wodurch viele Unternehmen bei der Archivierung überfordert werden. Eine relativ neue Technologie soll nun Abhilfe schaffen. Mit dem sogenannten Text-Mining-Verfahren lassen sich Textdokumente automatisch auswerten. Diese Methode kann den Sinn eines Textes entschlüsseln und so beispielsweise archivierungspflichtige E-Mails von nicht archivierungspflichtigen unterscheiden.

Ulrich Reincke, Experte bei SAS , erläutert die Funktionsweise: "Text Mining macht sich zu Nutze, dass Sprache unabhängig von Inhalt und Form eines Dokuments eindeutig gegliedert ist. Gelingt es, die komplexe Struktur eines Textes aufzuschlüsseln, so können die zentralen Informationen herausgefiltert werden, ohne dass ein Mensch die Dokumente in die Hand nehmen oder auf den Bildschirm holen muss. Zugleich lassen sich bislang unentdeckte Zusammenhänge zwischen einzelnen Dokumenten innerhalb einer Textsammlung identifizieren, was bei manueller Bearbeitung sehr aufwändig wäre. Text-Mining-Lösungen erkennen also von selbst, worum es in einer E-Mail oder anderen Texten geht, egal, wie sich der Verfasser ausgedrückt hat."

So kann das Verfahren beispielsweise auch zur Auswertung von Forschungsberichten oder der Bearbeitung von Kundenpost genutzt werden.

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