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Exchange Server - Mieten Sie sich doch einen!

03.12.2008 | 10:01 Uhr |

Bei vielen Unternehmen gibt es in Punkto E-Mail, Adress- und Terminmanagement noch viel zu tun. Fehlende Strukturen oder die Nutzung von Freemail-Diensten sind vielfach Realität. Deswegen muss man aber nicht gleich Server und Software anschaffen.

E-Mail-Dienste gibt es jede Menge. Wer seine E-Mail per Notebook oder im Internet abrufen möchte, vertraut auf Dienste wie Google Mail , GMX oder Freenet . Da bekommt man alles was man braucht, inklusive jeder Menge Speicherplatz, Adressverwaltung und Kalender – kostenlos. Für wenig Geld bieten einige Anbieter sogar Blackberry-Dienste an. Für allein arbeitende Freiberufler oder Menschen, die solche Dienste privat nutzen, ist das ideal. Möchte man jedoch seine eigene E-Mail-Adresse, etwa von der eigenen Domain, nutzen oder mit Geschäftspartnern und Kollegen Termine abgleichen, stößt man sehr schnell an Grenzen.

Microsoft bietet mit dem Exchange Server für diesen Zweck eins ehr gut ausgestattetes und breit etabliertes Kommunikationstool an. Für kleine Unternehmen ist der Kosten-Nutzen-Faktor für den Betrieb eines eigenen Exchange-Servers allerdings sehr klein. So ist das Programm an sich relativ teuer. Daneben muss die passende Infrastruktur, etwa Server und eine Internet-Standleitung, geschaffen werden. Ein Administrator, der die Anlage pflegt, kommt noch dazu. Datenschutzrichtlinien und Sicherheitsaspekte müssen beachtet werden und die laufende Schulung und Betreuung kann eine Menge Geld verschlingen.

Die E-Mail-Technik als Software as a Service (SaaS) auszulagern, bietet sich an. Zu finden ist solch eine Dienstleistung unter dem Schlagwort "Hosted Exchange". Anbieter wie T-Home , vivio.de oder 1&1 bieten solche Dienste an. Wirklich vergleichbar mit Freemail-Diensten ist Hosted Exchange aber nur auf den ersten Blick.

Koordinierte Gruppenarbeit wird möglich

Sind Freemail-Dienste im Prinzip nur für einzelne Anwender gedacht, können Mitarbeiter mit Hosted Exchange jederzeit E-Mails verschicken, auf Organisationsdaten des Unternehmens zugreifen, Kalender erstellen und gemeinsam nutzen, Aufgaben koordinieren und sogar Dokumente verwalten – egal von wo. Der Zugriff auf den Server geschieht – je nach gewähltem Paket - lokal über Outlook und unterwegs über Web-Access oder Blackberry.

Ein weiterer Aspekt beim Umgang mit elektronischer Post ist die Sicherheit. Über die Kommunikation per Mail gelangen immer noch viele Malware-Programme wie Viren, Trojaner oder Spyware auf den Rechner und ins Firmennetzwerk. Diese Schädlinge können nicht nur Daten zerstören oder manipulieren, sondern auch Daten ausspionieren und an Kriminelle weiter leiten. Hosted-Exchange-Anbieter bieten auch dafür Schutz. Je nach Paket kümmert sich der Anbieter um Virenschutz und hält Spam-Filter auf dem neuesten Stand.

Einem Dienstleister den Vorzug zu geben birgt noch mehr Vorteile: Muss man beim Kauf von Programmen und der nötigen Infrastruktur gleich klotzen, kann man mit Hosted Exchange erst einmal testen und bei Bedarf nach oben skalieren. So bietet etwa T-Home das Einsteigerangebot für 3,49 Euro monatlich an. Darin enthalten ist ein Zugang über den Outlook Web Access. Persönliches Adressbuch und Kalender sowie Zugriff auf E-Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben sind inklusive. Dabei ist es egal, wie viele Mails geschickt und empfangen werden. Lediglich die Postfachgröße ist auf 100 Megabyte beschränkt.

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