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SEPA: Tipps zur Umstellung im Zahlungsverkehr

18.07.2013 | 09:15 Uhr |

Ab dem Februar 2014 müssen elektronische Zahlungen im SEPA-Format abgewickelt werden. Viele Firmen beschäftigen sich jetzt mit der Umstellung ihrer Prozesse und Software.

Die Einführung von SEPA betrifft IT- wie Fachabteilungen gleichermaßen (siehe auch SEPA-Einführung - die technischen Herausforderungen ). Denn ist es keineswegs mit der Einführung neuer Felder in Formulare getan. Es sind sämtliche Abteilungen eines Unternehmens betroffen, die mit bargeldlosem Zahlungsverkehr zu tun haben, und das heißt längst nicht nur IT-Abteilung und Buchhaltung.

Wenn Unternehmen ihren Zahlungsverkehr nicht rechtzeitig angepasst haben, werden ab dem Februar 2014 weder aus- noch eingehende Zahlungen erfolgen.

Softwareanbieter Sage hat folgende sieben Tipps zur Umstellung im Zahlungsverkehr zusammengefasst. Zudem bietet Sage einen Leitfaden zur Umstellung des Zahlungsverkehrs.

1. Geben Sie dem Kind einen Namen!

Genauer gesagt, ernennen Sie einen internen SEPA-Verantwortlichen, der sich als Manager des "SEPA-Projekts" um einen Zeitplan und dessen Umsetzung kümmert. Die Übergabe des Verantwortungsbereichs an eine zentrale Stelle ist ein Weg, den schon bei der Euro-Umstellung viele Unternehmen verfolgten und damit gut gefahren sind.

2. SEPA ist nicht gleich SEPA: Unterschiede zwischen Überweisung oder Lastschrift

Die Umstellung auf das neue Zahlungsverfahren kann unterschiedlich umfangreich ausfallen. Dabei macht es bereits einen großen Unterschied, ob sich Ihr Zahlungsverkehr aus Überweisungen oder aus Lastschriften speist: Letztere erfordern eine umfangreichere Umstellung.

3. Überweisungen I: Neuere Software erforderlich

Ist Ihre Software-Version älter als die Olympischen Spiele in Peking? Dann wäre jetzt ein guter Zeitpunkt, um über ein Update nachzudenken. Für eine erfolgreiche SEPA-Umstellung sollte Ihre Software nach 2008 entwickelt worden sein, da nur dann im Lieferantenstamm IBAN und BIC erfasst beziehungsweise bequem konvertiert werden können. Achten Sie bei der neuen Software auf Schnittstellen zu anderen Systemen: Neben Rechnungswesen und Buchhaltung beinhalten beispielsweise auch CRM-System und Webshop relevante Informationen für den Zahlungsverkehr. Rechnen Sie auch damit, dass sich das SEPA-Format noch einmal ändern kann. Dann wären Überweisungen nur mit einer ganz aktuellen Software möglich.

4. Überweisungen II: Die goldene Regel

Sie fangen Ihre SEPA-Umstellung heute an, damit Ihnen nach hinten nicht die Zeit davonläuft? Sehr gut, aber geben Sie Ihren Geschäftspartnern die Chance, es ebenso zu handhaben: Informieren Sie sie so bald wie möglich über Ihre neue Bankverbindung. Ergänzen Sie IBAN und BIC auf allen analogen und digitalen Geschäftsunterlagen, die Ihre Kontoverbindung tragen. Zugleich sollten Sie auch Ihre Kunden und Lieferanten bitten, Ihnen ihre Daten mitzuteilen. Überprüfen Sie rechtzeitig die Aktualität all Ihrer Geschäftskontakte und -daten.

5. Drahtseilakt Lastschrift: Sprechen Sie mit Ihrer Bank

Gegenüber den bei der Überweisung nötigen Änderungen, erfordern Lastschriften noch einigen Mehraufwand: Hier macht es der SEPA-bedingte Mix aus gesetzlichen und privatwirtschaftlichen Änderungen auf jeden Fall ratsam, Ihre Bank zu konsultieren und deren gegebenenfalls speziellen Vorgaben zu berücksichtigen. So gibt es durch SEPA beispielsweise künftig Fristen, wann eine Lastschrift bei der Bank eingereicht sein muss. Auch die Gläubiger-ID ist ein durch SEPA bedingtes Novum, das ab Februar 2014 als Berechtigung zum Lastschrifteinzug nötig ist und bei der Bundesbank angefordert werden muss.

6. Spezialtipp für Webshops: Plötzliche Mandatspflicht

In Zukunft wird für Lastschriften immer das schriftliche Einverständnis des Zahlenden nötig sein. Dabei greift auch kein Gewohnheitsrecht: Ohne gültige Mandate zum Geldeinzug darf ab Februar 2014 kein Shop-Betreiber mehr Lastschriften durchführen. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand legt die Abwägung nahe, in Zukunft eventuell nur noch Überweisungen oder Kreditkarten als Bezahlmethoden anzubieten. Dabei müssen die Kosten der Lastschriftumstellung gegen die Kreditkartengebühren abgewogen werden. Für deutsche Webshops dürfte diese Entscheidung am schwierigsten sein, denn in keinem anderen Land ist die Lastschrift als Zahlungsweise unter Kunden so beliebt wie in Deutschland. Haben Sie zuvor ein schriftliches Mandat Ihres Kunden eingeholt, dürfen Sie ihm auch künftig Lastschriften als Zahlungsmethode anbieten.

7. Vorsicht Fristen! Lastschriften erfordern Pre-Notifications

Nicht zuletzt verlangt das neue europäische Lastschriftverfahren eine Vorankündigung ("Pre-Notification") an den Schuldner: Wenn nicht anders vereinbart, muss der Gläubiger den Lastschrifteinzug mindestens 14 Tage vorher ankündigen und dabei seine Gläubiger-ID, eine individuelle Mandats-Referenznummer, die Summe der Abbuchung und den exakten Termin der Ausführung mitteilen. Die Banken wollen sich so gegen potenzielle kriminelle Machenschaften absichern. Die gute Nachricht: Per Software und entsprechenden Schnittstellen zwischen den Software-Modulen Ihres Unternehmens können die Pre-Notifications automatisch erstellt werden. (mje/tecChannel)

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