Serienbriefe gehören zu den Aufgaben, die in den meisten Firmen immer wieder anfallen. Word 2007, das immer noch in den meisten Büros das vorherrschende Textverarbeitungsprogramm sein dürfte, macht das Verfassen von Rundschreiben so einfach, dass es sich bereits bei einem Dutzend Briefe lohnt, auf die Serienbrieffunktion zuzugreifen.

Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Word 2007 Serienbriefe auf Papier oder als Mails erstellen. Damit Sie unsere Tipps direkt nachvollziehen können, finden Sie hier zwei Beispieldateien. Diese können Sie kostenlos herunterladen und nach Belieben verwenden.

Wenn Sie in einem Serienbrief nur eine einzige Variable einsetzen, ist das die Adresse. Eine sauber formatierte Adressliste ist die zwingende Voraussetzung, damit der Serienbrief den eigenen Vorstellungen entspricht und die korrekten Adressdaten enthält. Word 2007 akzeptiert Adressen in verschiedenen Formaten: Die meisten Anwender bevorzugen jedoch zu Recht Excel-Dateien, da sich das Zellraster ideal eignet, um auch große Adressbestände auf fehlende Informationen sowie Unstimmigkeiten zu überprüfen. Eine solche Tabelle zeigt die nebenstehende Abbildung.

Die wichtigsten Formeln und Funktionen von Excel 2007

Als Alternative lassen sich unter anderem auch SQL-Datenbanken anzapfen, was in der Praxis jedoch eher selten vorkommen dürfte. Viel eher wird eine solche Datenbank zuerst exportiert und danach in Excel aufbereitet.

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Außerdem besteht die Möglichkeit, die Adressen direkt aus dem Outlook-Adressbuch einzuspeisen. Ob das eine gute Idee ist, hängt davon ab, wie konsequent und fehlerfrei die Adressen erfasst sind. Ein weiterer Nachteil: Oft werden Daten in Serienbriefe einbezogen, die nicht in Outlook erfasst sind – zum Beispiel Zahlungskonditionen oder Rabattstufen. In den folgenden Tipps orientieren wir uns deshalb an einer Excel-Tabelle. Sie können diese sowie den zugehörigen Brief wie oben erwähnt herunterladen und damit unsere Tipps ausprobieren.

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