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Teamarbeit leicht gemacht

Projekt-Teams, die sich aus Mitgliedern verschiedener Unternehmen zusammensetzen, brauchen einen ständigen Austausch von Informationen und den gemeinsamen Zugriff auf Projektdaten. Webbasierte Mietsoftware stellt das sicher und senkt gleichzeitig die Kosten.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist eine der obersten Maximen, schnell und flexibel auf Änderungen der Projektlage reagieren zu können. Oftmals übersteigen neue Aufträge im Unternehmen die vorhandenen Ressourcen oder erfordern zusätzliches externes Know-how. Das bedeutet auch, rasch neue Mitarbeiter in die IT-Landschaft zu integrieren, um das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen abzuwickeln.

Mit dem IT-SoftwareService der Deutschen Telekom wird genau das erreicht. Bei diesem Modell mietet das Unternehmen Standardsoftware wie Microsoft Exchange oder Microsoft Sharepoint über das Internet und spart somit Anschaffungs-, Implementierungs- und Wartungskosten. Einzige Voraussetzung für die Nutzung ist ein Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem, ein Internetbrowser sowie eine breitbandige Internetverbindung. Der monatliche Festpreis je Nutzer umfasst die Softwarelizenzen, die Serversysteme sowie Betrieb und Support in einem Hochsicherheitsrechenzentrum der Deutschen Telekom. Dort wird die benötigte Hard- und Software vollständig bereitgestellt.

Sicher und standortunabhängig

Der Zugang zum Internet erfolgt dabei an einer zentralen mehrfach gesicherten Stelle im Rechenzentrum. Spezialisten überwachen den Betrieb rund um die Uhr und sorgen dafür, dass die Systeme reibungslos laufen. Firewall, tagesaktueller Viren- und Spamschutz schützen die Daten zusätzlich. Damit kein Unbefugter die Unternehmensdaten einsehen kann, ist die gesamte Kommunikation zwischen Internetbrowser und Server über die vom Onlinebanking bekannte SSL-Verschlüsselung gesichert und so zuverlässig vor Missbrauch geschützt.

Zudem sorgen redundante Strukturen und regelmäßige Backups für ein ausfallsicheres Arbeiten und minimieren so die Gefahr des Datenverlustes. Stürzt ein Server ab, übernimmt sofort ein parallel aufgebauter Server dessen Aufgaben. Der Nutzer merkt davon nichts und arbeitet wie gewohnt weiter. Diese Sicherheitsvorkehrungen sind neben dem Schutz vor äußeren Einflüssen wie Feuer, Wasser oder Diebstahl ein entscheidender Pluspunkt gegenüber einer lokalen Lösung und waren bislang nur großen Unternehmen vorbehalten.

Mit Micosoft Hosted Exchange steht den Mitarbeitern neben den Standard-E-Mail-Funktionen auch Gruppen- und Teamfunktionen wie Kontakt-, Aufgaben-, Adress- und Terminverwaltung standortunabhängig zur Verfügung. Diese lassen sich von jedem beliebigen Arbeitsplatz abrufen. Firmen, deren Mitarbeiter häufig auf Geschäftsreisen sind, profitieren ebenfalls von der Lösung. Von unterwegs aus nutzen sie die Anwendung über das Mobilfunknetz. Via Push-Dienst landen Nachrichten, Termine oder Aufgaben in Echtzeit auf dem PDA oder dem Smartphone des Mitarbeiters. Nimmt dieser von unterwegs aus Änderungen vor, sind sie über den zentralen Server bei allen vernetzten Mitarbeitern sowie im Büro verfügbar. Das vereinfacht die interne Kommunikation und die Arbeitsabläufe.

Produktivität steigern

Neben diesen Outlook-Funktionalitäten optimieren Mitarbeiter mit Microsoft Sharepoint die Zusammenarbeit von Gruppen und Teams durch erheblich verkürzte Informationswege und zentrale Dokumentenablage. Das ist ideal für Firmen, die in Teams branchen- oder unternehmensübergreifend auf einer Kommunikationsplattform zusammenarbeiten wollen, wie beispielsweise Ingenieurbüros. Über eine webbasierte Oberfläche tauscht eine beliebige Zahl von Nutzern in virtuellen Teams Daten und Kontakte aus, legt Dokumente ab oder bearbeitet diese gemeinsam. Das beschleunigt den Informationsfluss. Architekten, Statiker und Konstrukteure hinterlegen zum Beispiel Baupläne oder Protokolle auf der Plattform im Internet und bearbeiten so ein gemeinsames Projekt.

Dazu kann der Ingenieur auch dem Bauherrn über eine eigene Benutzerverwaltung die Berechtigung einräumen, auf bestimmte Daten zuzugreifen. Beide arbeiten so an getrennten Orten an ein und demselben Dokument. Änderungen werden in verschiedenen Versionen auf der Kommunikationsplattform abgelegt und stehen sofort jedem Projektmitglied zur Verfügung. Das Unternehmen steigert mit dem Einsatz von Sharepoint und Hosted Exchange die Produktivität und beschleunigt die Arbeitsabläufe. So gelingt die Koordination und Umsetzung unterschiedlichster Projekte – ohne eine eigene teure Infrastruktur aufbauen zu müssen oder neue Softwarelizenzen zu erwerben, die nach Projektabschluss nicht mehr benötigt werden. Denn mit dem Mietmodell bestellen Unternehmen die Anwendungen nach Projektende einfach wieder ab und sparen Kosten.

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