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Das Büro in der Westentasche

Wer zum E-Mail-Checken noch ins Büro fahren muss, verliert wertvolle Zeit. Eine Alternative bietet hier IT-SoftwareService. Das Beispiel eines Verbandsdirektors zeigt, wie sich von unterwegs E-Mails bearbeiten und komplexe Arbeitsabläufe koordinieren lassen.

Der Alltag von Rainer Kaufmann ist häufig hektisch. Der Verbandsdirektor des Regionalverbands Schwarzwald-Baar-Heuberg (RV SBH) eilt von Abstimmungsterminen mit dem Bürgermeister zu Sitzungen in Landratsämtern, Stadtverwaltungen oder den Ministerien. Nicht selten reihen sich für ihn mehrere Termine aneinander und es gehen Tage ins Land, ohne dass er sein Büro in Villingen-Schwenningen von innen sieht.

Gemeinsam an der Front

Gemeinsam mit seinen sieben Mitarbeitern verantwortet Kaufmann die Regionalplanung und Regionalentwicklung der Landkreise Rottweil, Tuttlingen und des Schwarzwald-Baar-Kreises. Die Körperschaft des öffentlichen Rechts, die er verantwortet, erarbeitet als Schnittstelle zwischen der Landesplanung und der Bauleitplanung eigenständige Planungen, schreibt Stellungnahmen zu den Planungen der Gemeinden und beantwortet alle Fragen zum Regionalplan und zur künftigen Fortentwicklung der Region.

Bei diesen vielfältigen Aufgaben und der Größe der Region ist es wichtig, dass Rainer Kaufmann auch unterwegs immer auf dem Laufenden ist und keinen Termin verpasst. Darum nutzt er IT-SoftwareService – eine professionelle E-Mail-Lösung von T-Home. Kaufmann kann damit von unterwegs aus seine Nachrichten abrufen und mobil auf die Daten des RV SBH zugreifen. Das Besondere: Die Software kommt aus dem Internet – und das bietet viele Vorteile. So zahlt der Regionalverband nur die Leistung, die er tatsächlich benötigt, und das zu einem monatlichen Festpreis pro Mitarbeiter. Die Anschaffung teurer Hard- und Software entfällt genauso wie die Investition in kostspielige Lizenzen.

Eine lokale Installation des Programms ist nicht notwendig, und dennoch lässt sich die Applikation genauso bedienen wie ein installiertes Programm auf dem heimischen PC. Der Zugriff kann von überall erfolgen – egal ob via PC, Laptop oder wie im Falle Kaufmanns über den BlackBerry. Die Anwendung selbst liegt auf einem Hochsicherheitsserver im Rechenzentrum der Deutschen Telekom. Experten dort betreiben, pflegen und warten die Hard- und Software. Der Regionalverband muss sich keine Gedanken mehr darum machen, wen er für die Pflege der Systeme abstellt. Das spart Zeit und senkt die Kosten. Außerdem schützt die zentrale Bereitstellung von Servern und Software auch gegen feindliche Angriffe aus dem Netz – dank tagesaktueller Virenscanner und Firewall. Auch während der Übertragung der Daten über das Internet sorgt die durch das Online-Banking bekannte SSL-Verschlüsselung (Secure Socket Layer) für bestmöglichen Schutz.

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