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Büro an der langen Leine

Handwerker leben davon, wie gut und schnell sie ihre Aufträge erledigen. Bürotätigkeiten sind da meist leidige Pflicht. Wer die nötige Soft- und Hardware auslagert, spart oft Ärger, Zeit und Geld.
Egal ob Schreiner, Maurer oder Installateur – selbstständige Handwerker kennen den Ablauf: Inhaber und Mitarbeiter sind tagsüber bei Kunden, auf Baustellen oder in der Werkstatt, und der Papierkram stapelt sich am Wochenende. So heißt es dann Rechnungen und Angebote schreiben oder zusätzlich die Buchhaltung erledigen. Wer Zeit sparen und sich nicht mit lästigen Ordnern und Karteikarten herumschlagen will, arbeitet mit dem Computer. Doch hier wird der Fliesenleger schnell zum Hobby-Informatiker, etwa wenn ein neues Programm installiert werden muss oder der Rechner abstürzt.
Auch ohne derartige Zwischenfälle bindet die Informationstechnik (IT) Ressourcen. Leistungsfähige Computer kosten Geld, und die neue Software muss richtig beherrscht werden, erst recht, wenn man vernetzt arbeiten möchte. Dieser Stress lässt sich weitgehend vermeiden, wenn die Betroffenen ihre IT auslagern. Was sich nach Outsourcing für Großunternehmen anhört, gibt es auch passgenau für kleine Handwerksbetriebe.
Software einfach mieten
IT-SoftwareService nennt sich die Mietlösung der Deutschen Telekom. Das Prinzip ist ebenso einfach wie überzeugend. Die Nutzer greifen über das Internet auf die Programme zu und bezahlen lediglich einen monatlichen Mietpreis. So lassen sich alle bekannten Office-Programme ebenso nutzen wie hochwertige Programme zu Auftragsabwicklung und Lagerhaltung oder Kundenverwaltungsprogramme. Das Wichtigste: Der Anwender bezahlt nur die Leistung, die er auch tatsächlich benötigt. Beispiel: Wer im Sommer ein spezielles Projekt hat, muss die entsprechende Software nicht vollständig erwerben, sondern mietet sie für nur einige Monate. Im Ergebnis kommt diese Lösung deutlich günstiger als der Erwerb des Programms.
Für alle erforderlichen Lizenzen und den Betrieb der Software sorgt die Deutsche Telekom. Der Handwerksbetrieb braucht nur noch Arbeitsplatzrechner mit Betriebssystem, Browser plus Internetanbindung. Ideal ist dieses Prinzip auch für Existenzgründer. Gerade am Anfang schlägt die IT oftmals große Löcher ins Budget. Durch die Mietlösung kann ein Unternehmer zunächst mit einem kleinen Paket beginnen und schrittweise draufsatteln, wenn Bedarf besteht. Und wer in eine Durststrecke gerät, kündigt eben die nicht benötigten Programme.
Noch ein Pluspunkt ist die Sicherheit: Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Somit kann kein Unbefugter die sensiblen Firmeninformationen einsehen. Zusätzlich werden alle Daten mehrfach gespeichert. Abstürze führen nicht mehr zu Datenverlust, und um Sicherheitskopien muss sich der Anwender ebenso wenig kümmern.
Zeit ist Geld
Für die meisten Handwerker zählt jede Minute, und gerade die Kommunikation bindet oft wertvolle Zeit. So bedeuten etwa Terminänderungen durch Kunden meist diverse Telefongespräche, und schnell treten Missverständnisse auf. Mit IT-SoftwareService lassen sich alle betroffenen Mitarbeiter automatisch benachrichtigen. Das beschleunigt die Abläufe. Eintreffende E-Mails werden via Push-Service direkt auf das mobile Endgerät des Mitarbeiters, beispielsweise ein PDA oder ein Smartphone (MDA), weitergeleitet. Das funktioniert sogar von unterwegs. Nimmt der Meister mobil Änderungen vor, sind diese über den zentralen Server bei allen Mitarbeitern sowie im Büro verfügbar.
Hosted Exchange nennt sich diese komfortable Kommunikationsplattform, die neben der internen Kommunikation auch das Kundenmanagement und die Auftragsabwicklung erheblich vereinfacht. Denn durch den Zugriff auf gemeinsame Dokumente wie beispielsweise Aufträge oder Projektpläne und automatisierte Prozesse lassen sich Termine und Bürotätigkeiten weitaus schneller abwickeln. Damit die Mitarbeiter die Vielfalt der verfügbaren Anwendungen auch problemlos nutzen können, erfolgt der komplette Betrieb über eine zentrale Plattform mit komfortabler Bedienerführung. Der Kunde benötigt hierfür keinen eigenen Server.
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