2062450

PDFs professionell, günstig und einfach erstellen, lesen und bearbeiten

Wenn Anwender an das Erstellen, Bearbeiten oder Lesen von PDFs denken, ist häufig Adobe Acrobat im Gespräch. Es gibt allerdings auch viele Werkzeuge, die weitaus günstiger sind, weniger überfrachtet und leichter bedienbar.

Zwar lassen sich PDFs mit vielen Freeware-Tools leicht erstellen und auch lesen, allerdings ist das Bearbeiten und Kommentieren überhaupt nicht, oder nur sehr ineffizient möglich. Wenn komplizierte PDF-Dokumente, Formulare oder umfangreiche Dokumente bearbeitet werden sollen, kommen Anwender kaum um eine professionelle Lösung herum.
Mit der bekannten Software Power PDF von Nuance erhalten Anwender ein perfekt abgestimmtes und günstiges Tool für die komplette Bandbreite der PDF-Verwaltung. Studien belegen die Vorteile gegenüber anderer Lösungen in diesem Bereich. Wir zeigen die Möglichkeiten nachfolgend etwas ausführlicher.

Ein viertel ihrer Arbeitszeit verbringen Anwender mit dem Bearbeiten von Dokumenten

Nuance hat zahlreiche Unternehmen aus verschiedenen Ländern befragt, wie viel Zeit pro Arbeitstag mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht wird. Im Durchschnitt arbeiten 38% der Anwender an jedem Tag mindestens zwei Stunden an Dokumenten verschiedener Art, auch mit PDF-Dateien. In vielen Unternehmen steigt dieser Zeitraum auf über fünf Stunden am Arbeitstag an.
Das bedeutet, dass jeden Monat 40 Arbeitsstunden, also 25% der kompletten Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht wird. Legen wir fünf Stunden der Bearbeitung zu Grunde, erhöht sich der Zeitraum auf 100 Arbeitsstunden und damit  auf weit über die Hälfte der monatlichen Arbeitszeit. Hier schlummert also für Unternehmen enormes Optimierungspotential. Ein sehr großer Anteil bei der Bearbeitung von Dokumenten wird ohne Frage durch PDFs belegt. Sparen Anwender hier Zeit ein, lassen sich viele Aufgaben deutlich stressfreier und effizienter lösen. Nuance hat mit Power PDF eine Anwendung entwickelt, die den Umgang mit PDFs enorm vereinfacht, ohne dabei auf wichtigen Funktionsumfang zu verzichten.
Sie können mit Power PDF problemlos PDF-Dateien erstellen, lesen und bearbeiten. Hier sind der Bearbeitung keine Grenzen gesetzt. Sie können aus so gut wie jeder Anwendung PDF-Dateien erstellen. Entweder nutzen Sie die Druckfunktion, oder die integrierten Schaltflächen in den Office-Programmen. Sie können PDF auch in andere Formate exportieren, zum Beispiel in Powerpoint- oder Word-Formate.
Auch das Kommentieren sowie das Signieren sind unkompliziert möglich. Ein weiterer Vorteil ist die leicht zu bedienende Oberfläche. Bei dieser haben sich die Entwickler an der Oberfläche von Microsoft Office 2010/2013 orientiert. Das heißt, die Einarbeitung ist sehr schnell möglich und Anwender finden sofort alle notwendigen Funktionen.

Profifunktionen sind in Power PDF enthalten

Auch das Umwandeln von Dokumente in interaktive Formulare ist möglich. Profis können außerdem Dokumente schnell und einfach miteinander vergleichen und auch umfassende Änderungen machen, wie das Ändern von Text oder das Bearbeiten von integrierten Bildern.
Teamarbeit ist mit der Software problemlos möglich. Mehrere Anwender können gleichzeitig Kommentare in den Text einfügen. Außerdem besteht die Möglichkeit die Sprachsteuerung der Anwendung für die Kommentarfunktion zu nutzen.  Mit der Sprachsteuerung können Sie nicht nur Texte eingeben, sondern auch Befehle in der Anwendung ausführen. Das erhöht die Effizienz, da Spracheingaben ein Mehrfaches schneller sind, als der Umgang mit Maus und Tastatur. Die Anwendung ist aber auch Tablet-tauglich. Setzen Sie auf ein Windows 8/10-Tablet, können Sie mit der Software genauso arbeiten, wie auf einem herkömmlichen PC.
Sie können PDF-Dokumente auch interaktiv konfigurieren und in Formulare umwandeln, damit andere Anwender Daten in Feldern ausfüllen können. Das funktioniert mit selbst erstellten PDF-Dokumenten, Dokumenten aus anderen Programmen, aber auch mit gescannten Dokumenten, die Sie in eine PDF-Datei umgewandelt haben. Power PDF verfügt dazu über einen intelligenten Algorithmus der auch bei gescannten Dokumenten alle Eingabefelder, Checkboxen und andere interaktive Elemente erkennt. Diese Elemente lassen sich mit Power PDF nach dem Scannen schnell und einfach freischalten. Das erspart einiges an Arbeitszeit, da Formulare übernommen und nicht neu erstellt werden müssen. Füllen Sie selbst Formulare aus, kann Power PDF die Formulare auch zusammen mit dem ausgefüllten Inhalt sichern. Das erspart mühseliges neues Auffüllen und Datenverlust. Diese Technologien sind bereits beim Kauf der Anwendung dabei, Sie müssen diese nicht extra lizenzieren wie bei anderen Produkten, oder sogar auf andere, zusätzliche Anwendungen setzen. Alle Bearbeitungsschritte sind in einem einzelnen Programm möglich, Exporte oder Importe in andere Tools entfallen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz.

Sicherheit von PDF-Dokumenten gewährleisten

Mit Power PDF können Sie den Dokumenten eine Signatur hinzufügen, welche den Inhalt über die digitale Unterschrift einem Anwender zuordnen kann. Sie können den Zugriff auch verschlüsseln, mit einem Kennwort sichern und auch das komplette Dokument in einen Nur-Lesen-Status versetzen. Änderungen Dritter lassen sich dadurch effizient verhindern. Im Bereich der Signatur gibt es nicht nur unsichere Methoden, wie bei vielen Konkurrenz-Anwendungen. Sie können die Dokumente auch „handschriftlich“ über Maus, Stift oder Touchpad unterschreiben und damit signieren. Die Technologien sind leicht bedienbar und zum großen Teil sogar sicherer als herkömmliche Unterschriften.

Fazit

Arbeiten Sie im Unternehmen häufig mit PDF-Dokumenten, sollten Sie sich Power PDF ansehen. Da das Produkt sehr intuitiv bedienbar ist, kommen Anwender, die mit Office arbeiten schnell mit der Anwendung zurecht. Arbeiten Sie im Unternehmen mit komplizierten PDF-Dokumenten, können Sie mit Power PDF nicht nur viel Geld sparen, sondern auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter signifikant erhöhen. Wem die Funktionen der Standard-Versionen nicht ausreichen, weil zum Beispiel auch eine direkte Anbindung an Dokumentenmanagement-Systeme erfolgen soll, kann die Advanced Edition lizenzieren.
 

0 Kommentare zu diesem Artikel
2062450