Office (III)

Excel 97-2003
Markierung prüfen
Wenn Sie einen umfangreichen Tabellenbereich markiert haben, ist es mühselig, ihn zu kontrollieren. Hier hilft eine komfortable Tastenkombination: Mehrmaliges Drücken von Strg-Shift-# zeigt im Uhrzeigersinn nacheinander alle vier Ecken der Markierung an.

Excel 97/2000/XP
Zellbezüge
Sie können in einer Formel nachträglich relative Zellbezüge in absolute umwandeln und umgekehrt. Gehen Sie in die gewünschte Zelle, und markieren Sie in der Bearbeitungszeile den Zellbezug oder die ganze Formel. Mit F4 wechselt Excel die Art des Zellbezugs. Aus „A1“ wird dabei etwa der Reihe nach „$A$1“, „A$1“ und „$A1“.

Excel 97-2003
Tabellenblätter vergleichen
Wenn Sie prüfen möchten, welche Zellen sich auf zwei sonst identischen Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe unterscheiden, gehen Sie so vor: Sie legen zunächst in derselben Mappe ein drittes Tabellenblatt an, schreiben in die Zelle A1 die Formel
=Wenn(Identisch(Blatt1!A1;Blatt2!A1);””;”***”)
und bestätigen mit Return. Dann markieren Sie die Zelle wieder, klicken in die rechte untere Ecke der Markierung und ziehen bei gedrückter Maustaste den Zellrahmen über alle Zeilen, die überprüft werden sollen. Wiederholen Sie den Vorgang, indem Sie die soeben gefüllte Spalte nach rechts ziehen – über alle Spalten, die Sie checken wollen. Alle Zellen, in denen der Eintrag „***“ steht, unterscheiden sich auf den beiden Tabellenblättern.

Excel 97-2003
Doppelter Hotkey
Excel hält einen undokumentierten Hotkey parat: Wenn Sie Strg- drücken, kopiert das Programm Wert, Formel oder Formatierung aus der darüberstehenden Zelle in die aktuelle Zelle. Dieses Ergebnis erreichen Sie auch, wenn Sie die die obere Zelle markieren und dann mit der Maus nach unten ziehen. Alternativ drücken Sie Strg-C und Strg-V. Immerhin: Strg- geht schneller.

Powerpoint XP, 2003
Hotkeys ausdrucken
Wenn Sie alle Tastenkombinationen des Präsentationsprogramms auf Papier bringen möchten, rufen Sie über F1 die Powerpoint-Hilfe auf. Falls der Hilfe-Assistent startet, klicken Sie auf „Optionen“ und deaktivieren die Klickbox vor „Den Office-Assistenten verwenden“. Bestätigen Sie, und drücken Sie dann noch einmal F1. Unter Powerpoint XP klappen Sie auf der Registerkarte „Inhalt“ die Rubrik „Microsoft Powerpoint-Hilfe, Microsoft Powerpoint-Eingabehilfen, Tastaturshortcuts“ aus. Bei der Version 2003 klicken Sie auf „Inhaltsverzeichnis“ und wählen die Rubrik „Start und Einstellungen, Eingabehilfen, Tastaturshortcuts“. Hier befinden sich jeweils drei Dokumente. Um sie zu drucken, markieren Sie zunächst das erste, klicken in der rechten Fensterhälfte auf „Alle anzeigen“, damit alle Unterrubriken ausgeklappt werden, und drücken dann Strg-P. Wiederholen Sie den Vorgang für alle drei Hilfe-Dokumente.

Outlook XP, 2003
Mehrere Mails weiterleiten
Um mehrere Nachrichten an denselben Empfänger weiterzuleiten, ist es nicht nötig, alle einzeln zu öffnen und jeweils den Empfänger auszuwählen. Einfacher geht’s, wenn Sie zunächst im Posteingang alle betreffenden Mails markieren. Sobald Sie nun den Befehl „Weiterleiten“ wählen, öffnet sich eine Mail, die die markierten Nachrichten als Anhänge enthält. Wählen Sie den Empfänger aus, und versenden Sie diese Post wie gewohnt.

Word 2000-2003
Grafik im Hintergrund
Sie möchten ein Dokument in Word attraktiver gestalten, indem Sie eine Grafik in den Hintergrund stellen. Eine bequeme Möglichkeit dazu bieten die Autoform-Funktionen, die Sie über „Einfügen, Grafik, Autoformen“ aufrufen. In der dann angezeigten Symbolleiste wählen Sie die gewünschte Form aus, beispielsweise „Sterne und Banner“. Der Mauszeiger wird zum Kreuz, und Sie können die Grafik im Dokument aufziehen. Bei Word 2000 wählen Sie aus dem Kontextmenü „Autoform formatieren“. Bei Word 2002 (XP) oder 2003 liegt die Grafik in einem Zeichnungsbereich. Wählen Sie hier aus dem Kontextmenü „Zeichnungsbereich formatieren“. Die verfügbaren Optionen sind bei allen Word-Versionen dieselben. Auf der Registerkarte „Layout“ wählen Sie die Option „Hinter dem Text“, und auf der Registerkarte „Farben und Linien“ bestimmen Sie Farbe und Füllung der Grafik. Klicken Sie zum Abschluss auf „OK“ und schieben Sie die Grafik an die gewünschte Position.

Excel 97-2003
Optimale Spaltenbreite
Während die einzelnen Beträge in die Spalte passen, sorgen bei Summen oder Produkten zusätzliche Ziffern für den bekannten Gartenzaun („###“). Sparen Sie sich das Herumprobieren mit den Spaltenabgrenzungen. Es geht viel einfacher: Mit einem Doppelklick auf die Linie der Spaltenabgrenzung lässt sich die Spaltenbreite automatisch einstellen. Wenn Sie etwa die Spalte „C“ anpassen möchten, dann müssen Sie auf die Spaltenabgrenzung zwischen „C“ und „D“ doppelklicken.

Excel 97-2003
Schnell an die Grenzen
Sie wollen in sehr großen Tabellen schnell an die Ränder eines Arbeitsblatts. Die horizontalen und vertikalen Bildlaufleisten zeigen Ihnen die Position in der Tabelle an. Wenn Sie es satt haben, lange per Mausklick das Kästchen im Rollbalken zu bewegen, so halten Sie die Shift-Taste gedrückt und ziehen gleichzeitig die Markierung im vertikalen oder horizontalen Rollbalken weiter. Sie kommen damit blitzschnell ans Ziel.