Office (II)

Word 97-2003
Dateiablage
Welchen Ordner Word standardmäßig anzeigt, wenn Sie den Dialog „Datei, Öffnen“ oder „Datei, Speichern“ aufrufen, können Sie selbst festlegen. Die aktuell gültige Einstellung finden Sie unter „Extras, Optionen, Speicherort für Dateien, Dokumente“. Den Ablageort für selbst erstellte Dokumentvorlagen finden Sie im selben Dialog unter „Benutzervorlagen“. Word verwendet dieses Verzeichnis, wenn Sie beim Speichern als Dateityp DOT wählen. Über die Schaltfläche „Ändern“ bestimmen Sie, in welchen Ordnern DOC- und DOT-Dateien landen.

Excel
Alle schließen
Wenn Sie Excel nicht beenden, aber alle geöffneten Arbeitsmappen schließen möchten, drücken Sie Shift und klicken dann auf das Menü „Datei”. An Stelle des Menüpunkts „Schließen” finden Sie jetzt den Eintrag „Alle schließen”. Bei noch nicht gespeicherten Dateien erhalten Sie eine Rückfrage.

Excel 97-2003
Kalender nachrüsten
Wenn Sie das Kalender-Steuerelement auch ohne Access in Excel nutzen wollen, können Sie es in der Version 9.0 kostenlos hier herunterladen (1,8 MB). Sie funktioniert in allen Excel-Versionen von 97 bis 2003. Entpacken Sie die Dateien in das gewünschte Verzeichnis, und kopieren Sie die Datei Mscal.OCX ins Verzeichnis C:\Windows\System32, wenn Sie Excel 97 einsetzen. Für Excel 2000, 2003 oder XP muss sie ins Office-Verzeichnis, also beispielsweise unter „C:\Programme\Microsoft Office\Office“. Anschließend registrieren Sie die Datei über „Start, Ausführen” mit dem Befehl
regsvr32 mscal.ocx
Danach können Sie, wie im Tipp beschrieben, mit der Aktivierung des Steuerelements beginnen. Nachdem Sie ein Kalendersteuerelement eingefügt haben, können Sie im Eigenschaftenfenster (F4) des Visual-Basic-Editors für die Eigenschaften „MonthLength“ und „DayLength” den Eintrag „System” oder „System (mittel)” auswählen. Auf diese Weise werden im Kalender die deutschen Monats- und Wochentagsnamen angezeigt.

Excel
Formelfrei rechnen
Wenn Sie nachträglich feststellen, dass Sie alle Werte einer Spalte oder eines Bereichs um 3 Prozent höher ansetzen oder überall einen konstanten Wert subtrahieren müssen, gibt es zwei Wege: Die meisten Excel-User behelfen sich über eine Hilfsspalte etwa mit der Formel „=A1*1,03“, die Sie dann so weit wie nötig nach unten ziehen. Um die Formeln durch pure Werte zu ersetzen, muss die Spalte danach kopiert und über „Bearbeiten, Inhalte einfügen, Werte“ auf die Werte reduziert werden. Zu guter Letzt darf die Ausgangsspalte gelöscht werden. Viel einfacher ist der alternative Weg: Sie schreiben „1,03“ in eine leere Zelle, kopieren den Wert mit StrgC, markieren dann Ihre Spalte und wählen „Bearbeiten, Inhalte einfügen, Multiplizieren“. Die Hilfszelle mit dem Wert „1,03” können Sie dann wieder löschen. Fertig.

Outlook 2003
Tagesansicht anpassen
Im Outlook-Kalender wechseln Sie einfach über Schaltflächen zwischen der Tages-, Arbeitswochen-, Wochen- und Monatsansicht. Weniger bekannt ist, dass Sie per Tastenkombination eine frei gewählte Anzahl von Tagen (zwischen 1 und 10) anzeigen können. Markieren Sie dazu in einer beliebigen Ansicht den ersten der gewünschten Tage. Drücken Sie dann die Alt-Taste und eine Zahl zwischen 1 und 10. Die Taste 0 steht dabei für die Zahl 10. Verwenden Sie die normalen Zifferntasten, nicht den Ziffernblock.

Powerpoint 97-2003
Schnell navigieren
Während der Präsentation zeigen Sie mit Cursor links die vorherige Folie, mit Cursor rechts die nachfolgende. Wenn Sie die Foliennummer eingeben und mit Return abschließen, gelangen Sie direkt zu einer bestimmten Seite. Zur ersten Folie kommen Sie ab Powerpoint 2000 auch, indem Sie die linke und die rechte Maustaste gleichzeitig etwa zwei Sekunden lang gedrückt halten.

Outlook 2000-2003
Datendateien verkleinern
Um Outlook-Dateien wie Outlook.PST oder Archive.PST zu verkleinern, klicken Sie unter Outlook XP/2003 auf „Datei, Datendateiverwaltung“, markieren die gewünschte Datei, wählen „Einstellungen“ und klicken auf „Jetzt komprimieren“. Unter Outlook 2000 wählen Sie „Ansicht, Ordnerliste“, klicken mit der rechten Maustaste auf den Eintrag „Outlook Heute – (Persönliche Ordner)“. Dann wählen Sie „Eigenschaften“, klicken auf der Registerkarte „Allgemeines“ auf „Erweitert“ und schließlich auf „Jetzt komprimieren“.