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Die Zeit für elektronische Rechnungen ist reif

04.06.2008 | 12:40 Uhr |

Eine neue Lösung soll die automatische Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Unternehmen bestreiten.

Der ERP- und Softwareanbieter BMD Systemhaus hat eine Lösung für die vollautomatisierte Verarbeitung von elektronischen Rechnungen angekündigt. Über die neue Software können elektronische Rechnungen zukünftig direkt aus der E-Mail heraus vom ERP-System erfasst und weiterverarbeitet werden. Mit dem ab dem dritten Quartal verfügbaren Modul soll die letzte verbleibende Lücke der automatisierten elektronischen Rechnungsverarbeitung geschlossen werden.

Voll elektronischer Kreislauf wird Realität
"Mit der geplanten Lösung wird der voll elektronische Kreislauf im Rechnungswesen Realität", sagt BMD-Geschäftsführer Ferdinand Wieser. Schon bisher könne ein Großteil der Prozesse auf elektronischem Weg automatisiert bewältigt werden. So unterstützen moderne Lösungen etwa die Archivierung und Einspeisung von über E-Mail erhaltene Rechnungen in den ER-Kreislauf. Der tatsächliche Verbuchungsvorgang sowie der automatische Zahlungsverkehr mittels Telebanking läuft ebenfalls schon automatisiert ab. Die Erfassung der Rechnungsdaten aus den elektronischen Dokumenten musste bisher allerdings noch manuell erfolgen. Da elektronische Rechnungen neben der betrachtungsfreundlichen Ausstellung als PDF-Dokument immer auch im XML-Format übermittelt werden, können diese XML-Daten mit dem neuen Modul automatisiert ausgelesen werden. Das Ausdrucken und Einscannen von Rechnungen entfällt.

Den Zeitpunkt für die Einführung neuer Lösungen erachtet Wieser auch deshalb ideal, da Systeme im Bereich Dokumentenmanagement, Archivierung und CRM für KMUs längst erschwinglich geworden seien. Als größte Vorteile sieht der BMD-Geschäftsführer die dezentrale Verarbeitbarkeit von Dokumenten und Rechnungen. So könne jeder Berechtigte unabhängig von seinem physischen Standort mit einem Knopfdruck auf die elektronisch gespeicherten Dokumente zugreifen. Das Ablegen von Papier und Ordnern entfällt. Im Controlling-Bereich sorgt die übersichtliche elektronische Archivierung von Originalrechnung und dazugehörigem Datensatz zudem für mehr Transparenz.

Automatisierte Systeme auch für KMUs
Voraussetzung, damit alle Vorteile von einem derartigen System genutzt werden können, ist die Annahme von elektronischen Rechnungen. Laut Wieser ist die Zeit dafür aber absolut reif: "Auch bei der Etablierung des elektronischen Dokumentenmanagements in den 90er-Jahren hat es durch die Bewusstseinsbildung eine Zeit lang gebraucht, bis diese Neuerung akzeptiert und für kleinere und mittlere Unternehmen überhaupt erschwinglich wurde", erklärt Wieser. BMD sehe sich in diesem Sinne einmal mehr als Vorreiter, um die Vorteile der elektronischen Rechnungslegung und -verarbeitung stärker ins Bewusstsein zu rufen und entsprechende Werkzeuge zur Verfügung zu stellen.

"Aktionen wie das Digitale Österreich tragen wesentlich zur Bewusstseinsbildung bei. Gleichzeitig fangen innovative Konzepte wie die elektronische Rechnung und die digitale Signatur erst wirklich zu leben an, wenn es auch die entsprechenden Produkte dazu gibt", erklärte Wieser anlässlich eines Empfangs von IT-Experten bei Staatssekretärin Silhavy. Der BMD-Geschäftsführer hofft folglich auf weitere Applikationen von Mitbewerbern, damit die elektronische Rechnung sowie automatisierte Lösungen noch schneller Fuß fassen.

BMD Systemhaus ist mit 18.000 Kunden der führende Anbieter im Bereich ERP und Business Software in Österreich. Neben seinem Hauptsitz in Steyr, Oberösterreich, ist das Unternehmen auch mit Niederlassungen in Wien, Salzburg, München, Budapest, Bratislava, Prag und Frauenfeld (CH) vertreten. (pte/jp)

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