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E-Formulare sparen Zeit und Papier

Eine neue Software von IBM hilft Anwendern bei der Generierung elektronischer Formulare und Umfragen und soll das Papierchaos im Unternehmen deutlich reduzieren.

Mit IBM Lotus Forms 3.5 sollen Mitarbeiter selbst komplizierte Formulare im Handumdrehen erzeugen. Dafür sind weder technische Vorkenntnisse noch lange Einarbeitungszeiten notwendig. Die Formulare werden elektronisch bereitgestellt, so dass sich der Papierkrieg im Unternehmen reduziert. Die Verteilung ist wahlweise übers Web oder per E-Mail möglich, so dass sich auch verteilte Standorte an Umfragen beteiligen lassen und stets die neuesten Bestellbögen und Urlaubsanträge vorliegen haben. Die elektronischen Formulare werden rasch automatisiert entworfen und erhalten dennoch eine individuelle Note. Damit sie ein Kollege öffnen und ausfüllen kann, muss er keine weitere Software auf seinem PC installieren.

Die IBM-Software taugt für komplizierte Formulare wie Versicherungen und Steuer. Sie enthält darüber hinaus die Turbo-Software, die auch als separates Produkt zu haben ist. Turbo übernimmt einfachere Aufgaben, wie zum Beispiel Urlaubsanträge, Kundenzufriedenheitsumfragen, Bewerbungen, Produktbestellungen oder Meinungsumfragen. Die Software basiert auf einer Open-Software-Plattform und Web-2.0-Technologien und ist in IBM WebSphere integriert. IBM Lotus Forms unterstützt auf offenen Standards basierende E-Formulare mit XForms – ein Kompatibilitätsvorteil gegenüber Produkten von Adobe oder Microsoft. Die neue Version kommt nun besser mit digitalen Signaturen zurecht kann auch Formulare im Safari-Browser 3.1 auf dem Mac darstellen.

Nach Ansicht von IBM ist der Einsatz elektronischer Formulare ein guter Schritt, die Papiermenge im Unternehmen zu reduzieren. Die aktuelle Studie IBM No Paper Weight ergab, dass Firmen zwischen 80 und 90 Prozent des Papierverbrauchs einsparen können, wenn sie vom Ausdrucken elektronischer Formulare abrücken. Die Vision des papierlosen Büros rückt also mit IBM Lotus Forms näher, und Geschäftsprozesse sollen sich beschleunigen lassen, weil das Speichern, Ausdrucken und Ausfüllen von Papier eingedämmt wird. Die Software darf kostenlos getestet werden. (jp)

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