48416

Open Source versetzt Papierberge

18.08.2008 | 10:01 Uhr |

Die Open-Source-Software Alfresco entwickelt sich zu einer interessanten Alternative für das Dokumenten-Management und die Archivierung. Beim Stuttgarter Unternehmen Hagos hat sie sich als kluge Wahl erwiesen.

Es gibt Anwenderunternehmen, die schon sehr früh auf den Open-Source-Zug gesprungen sind und bei welchen freie Software inzwischen ein strategischer Bestandteil ihrer IT geworden ist. Das trifft auch für Hagos zu, einen Hersteller von Kachelöfen und Luftheizungen. Die Idee mit Open Source brachte 1998 ein Studienabgänger mit, der in die IT-Abteilung von Hagos wechselte. Über verschiedene Tests konnte nachgewiesen werden, dass Linux ein guter Windows-Ersatz für Desktops sein kann und bald darauf wurden alle Desktop-Arbeitsplätze auf Linux und OpenOffice umgestellt. Allerdings war das erst der Anfang. Inzwischen läuft fast die gesamte IT-Infrastruktur auf quelloffener Software. Einzige Ausnahme ist das Warenwirtschaftssystem, das eine eigene Entwicklung war.

Vergangenes Jahr wurde eine neue Marschrichtung für die IT beschlossen und in deren Zuge sollte eine neue Dokumentenverwaltung etabliert werden. Die Pepierberge einerseits und die gesetzlichen Anforderungen ( GDPdU , GoBS) andererseits machten eine neue Lösung dringend notwendig. Das damalige System auf Papierbasis stieß bei 110.000 Eingangsrechnungen in der Finanzbuchhaltung und etwa 600.000 Packzetteln in der Warenwirtschaft pro Jahr langsam an seine Grenzen.

Schwierige Wahl

Hagos' IT-Abteilung merkte bald, dass dies ein äußerst anspruchsvolles Projekt werden könnte. Zwar würde man am liebsten weiter eine Open-Source-Strategie fahren, jedoch stellte sich heraus, dass die Integration eines neuen Dokumenten-Managements in die existierende Anwendungslandschaft eine richtige Herausforderung war, ganz egal ob die Lösung zum Schluss eine kommerzielle oder eine quelloffene sein würde. Zudem sollte die Lösung mit dem Input Management zusammenspielen können, das auf der Software des Anbieters Kofax basierte. Dennoch fiel die Wahl auf " Alfresco ", einer inzwischen gut etablierten Open-Source-Lösung in diesem Segment. Auch für Kofax gab es bereits aus der Alfresco-Community entsprechende Konnektoren.

Nun sollte getestet werden, ob die angepeilte Lösung auch funktionieren würde. Hierfür wurde gemeinsam mit dem Dienstleister Westernacher Products & Services ein Proof of Concept durchgeführt. Es wurden dabei wesentliche Teilbereiche der Implementierung nachvollzogen, wie beispielsweise die Eingangsrechnungsverarbeitung und Texterkennung der Scan-Lösung. Auch die im Dokumenten-Management typischen Probleme wurden durchgespielt. Dazu gehören zum Beispiel Auslandsrechnungen, die Verarbeitung von Rechnungen mit Nullbeträgen oder die Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung.

Nicht minder wichtig bei der Entscheidung für Alfresco waren die Unterstützung gängiger Standards im Dokumenten-Management-Umfeld sowie rein finanzielle Überlegungen. Die eingesparten Lizenzkosten sollten lieber für externe Berater ausgeben, die unter anderem bei der Anbindung der Warenwirtschaft helfen sollten

0 Kommentare zu diesem Artikel
48416