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Instant Messaging ist in Deutschland noch ein Stiefkind

Obwohl die schlechte Erreichbarkeit der Mitarbeiter in deutschen Unternehmen als großes Problem wahrgenommen wird, hält nur ein Drittel der Anwender eine Präsenzanzeige für sinnvoll. Woher kommt diese Zurückhaltung?

Von Philipp Bohn

Viele ITK-Anbieter vermarkten Präsenzanzeige und Instant Messaging (IM) regelmäßig als elementare Bestandteile ihrer Unified-Communications-Lösungen (UC) – technisch durchaus zu Recht. Denn der Präsenzstatus zeigt an, wann welche Ansprechpartner über welchen Kommunikationskanäle einer UC-Suite erreichbar sind. Die Reaktionen der Anwender fallen in Deutschland jedoch regelmäßig sehr verhalten aus: Besteht nicht die Gefahr der ständigen Kontrolle der Mitarbeiter? Darf ich meinen Präsenzstatus auf "abwesend" stellen, obwohl ich eigentlich am Platz bin? Ich will nicht permanent für Kollegen und Chef erreichbar sein. "Chats" halten von der Arbeit ab.

Die in Deutschland verbreitete Zurückhaltung gegenüber Präsenz und Instant Messaging spiegeln auch zwei aktuelle Studien wider, die Berlecon Research zum Thema Unified Communications durchgeführt hat. So geben lediglich 26 Prozent der im Rahmen der Studie " VoIP und Unified Communications 2008 " befragten CIOs an, in ihrem Unternehmen Präsenzanzeige einzusetzen. Nur 6 Prozent von ihnen planen aktuell die Einführung.

Ähnlich sieht es bei den Anwendern aus, wie die im Auftrag von Damovo, Microsoft und Nortel durchgeführte Studie " Wettbewerbsfaktor effiziente Kommunikation " zeigt: Obwohl schlechte Erreichbarkeit als großes Problem wahrgenommen wird, hält nur knapp ein Drittel der Anwender in den Unternehmen Präsenzanzeige für sinnvoll. Sowohl bei den ITK-Verantwortlichen als auch im Management steht die Präsenzanzeige damit weit hinter allen anderen innovativen Kommunikationsfunktionalitäten zurück.

Auch Instant Messaging konnte sich bei den Anwendern nicht durchsetzen: Für nur zwei Prozent der repräsentativ befragten Anwender ist Instant Messaging "sehr wichtig" in der alltäglichen Kommunikation. Immerhin 20 Prozent stufen Instant Messaging als "wichtig" ein. Kaum einer glaubt jedoch, dass die Bedeutung von IM künftig deutlich zunehmen wird.

An der Technik liegt es nicht

Damit stehen die deutschen Unternehmen im weltweiten Vergleich weit hinten. Laut einer von Dimension Data veröffentlichten Studie nutzen 66 Prozent der in 13 verschiedenen Ländern befragten IT-Manager und Endanwender Instant Messaging. Damit ist dies der im internationalen Vergleich nach E-Mail und Telefonie am meisten genutzte Kommunikationskanal.

Deutsche Anwender fühlen sich durch die mit IM und Präsenzanzeige verbundenen technischen Herausforderungen offenbar besonders gehemmt. Einige technische Probleme sind aber bereits gelöst, was von den Anbietern noch stärker kommuniziert werden sollte. So kann eine Automatisierung der Präsenzeinstellung beispielsweise auf der Grundlage von Kalenderinformationen die Nutzungsbarrieren deutlich senken. Viele Anwender befürchten nämlich, ihren Präsenzstatus manuell pflegen zu müssen, was im Kommunikationsalltag störend wäre. Durch eine Kalenderintegration stellt sich der Präsenzstatus während einer angesetzten Besprechung automatisch auf "abwesend". Bestenfalls wird darüber hinaus angezeigt, wann der Besprechungsteilnehmer wieder erreichbar ist (so genannte "rich presence").

Ein weiteres Problem ist die Presence Federation – also der Zugriff auf Präsenzinformation durch externe UC-Systeme. Da dies in vielen Fällen noch nicht möglich ist, reduziert sich der Mehrwert von UC bei Kommunikation, die über die eigenen Unternehmensgrenzen hinausgeht, gewaltig. Zwar bemühen sich einige ITK-Anbieter wie beispielsweise Microsoft und Cisco um öffentlichkeitswirksame Ankündigungen der Zusammenarbeit in diesem Bereich. Der Weg hin zu einer industrieweiten Presence Federation ist jedoch noch sehr weit.

Zudem birgt die Integration der UC-Systeme externer Partner für viele ITK-Verantwortliche zusätzliche Sicherheitsrisiken. Zwar ist eine solche Integration unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten sehr sinnvoll. Schließlich wächst allgemein die Notwendigkeit, externe Dienstleister oder Zulieferer in die internen Prozesse einzubinden. Noch ist jedoch nicht klar, wie diese technische und organisatorische Offenheit abgesichert werden kann. Offene Firewalls für die Einbindung der IM-Systeme externer Geschäftspartner sind für die meisten CIOs sicherlich kein akzeptabler Lösungsansatz.

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